A valódi válsághelyzet jellemzőinek megértése kulcsfontosságú a hatékony válságkezelési terv kidolgozásához. Ellentétben egy vagy akár több sorozatos hírlevelekkel, az igazi válsághelyzetek megzavarják az üzleti műveletek normális áramlását, és ennek eredményeképpen a negatív sajtó elleni küzdelemen túlmenően válaszstratégiát is kérnek. Míg két helyzet nem azonos, a válságkezelési tervekkel rendelkező szervezetek sokkal jobb esélyt jelentenek a vihar és a hosszú távú hírnév túlélésre.
Gyűjtsük össze az információkat, cikkeket, esettanulmányokat és elemzéseket a közelmúltbeli válságokat érintő, az iparágon belüli és kívüli szervezeteket érintő válságokról. Jegyezze meg a legjobb gyakorlatokra vonatkozó ajánlásokat és a közös buktatókat.
Nézze meg keményen a szervezetét, és azonosítsa azokat a problémákat, amelyek válsághelyzetekké válhatnak. A kérdések kiterjedhetnek a szervezetre, és magukban foglalhatják a vállalatvezetés magatartását, a biztonsági jogsértések növekvő listáját vagy a negatív hírfolyamokat.
A felismert kérdésekkel kapcsolatban vegye figyelembe, hogy melyik problémát igényelnek további kommunikációs válaszok, például orvosi vagy bűnüldözési szakemberek segítsége. Biztosítson további képzést, vagy előre azonosítsa a személyzetet, hogy segítsen bárki számára, aki fizikailag vagy szellemileg fájdalmas helyzetben szenved.
Készítsen nyilvános kommunikációs stratégiát minden egyes válságkategóriára. A kommunikációs stratégia összetevői közé tartoznak a beszédpontok, a weboldalak, a tájékoztató lapok, az információs források, és ami a legfontosabb, egy szóvivő azonosítása.
Csúsztassa le a logisztikát mind a média, mind a válság által érintettek számára. Például azonosítson egy szobát vagy szobát, amely könnyen átalakítható egy sajtóterületre, és tervezzen olyan riporteri igényeket, mint a kapcsolat, a műholdas teherautók és az interjúterület. Szerződés a környező szállodákkal, hogy szobákat, vagy biztonságos és privát helyet biztosítsanak az áldozatoknak vagy családtagoknak.
Fontolja meg a külső szakemberek felvételének lehetőségét, és vizsgálja meg a válságkommunikációs tanácsadó cégeket. Még a legjobban felkészült szervezeteknek is szüksége lehet külső segítségre, ha a válság mérete és hatóköre kívül esik a szervezet válaszképességén.
tippek
-
A hatékony menedzsment kritikus, de gyakran figyelmen kívül hagyott szempontja a válságkezelési legjobb gyakorlatok és a megszerzett tanulságok megtartása. Számos szakszervezet, mint például a Szövetségvezetői Központ, iparág-specifikus tanácsokat kínál a válság navigálásához. Az akadémiai folyóiratok, mint például a Kommunikációs negyedév, kutatási és mélyreható elemzéseket tartalmaznak a válságokról és más kommunikációs kérdésekről. Az online médiahálózatok internetes keresése a magas színvonalú válsághelyzetekről tájékoztatást és elemzést mutat.
Míg a válságkezelés tervezése gyakran a kommunikációs osztályban kezdődik, a leghatékonyabb terveket a szervezeti vezetők támogatásával hozzák létre. A tervezet létrehozása után kérje a részlegvezetőktől érkező bevitelt és visszajelzést.
Figyelem
A technológiai fejlesztések, a munkavállalói forgalom és a változó elvárások arról, hogy a szervezetek hogyan kommunikálnak, azt jelenti, hogy a válságkezelési tervek gyorsan elavulnak. A hatékony tervet rendszeresen frissíteni kell. A frissítések magukban foglalhatják a más válsághelyzetekből vagy a kapcsolattartási adatok változásaiból levont tanulságokat.
