A vállalkozással kapcsolatos kritikus információkat, például a politika változásait vagy a közelgő találkozókról szóló értesítéseket közölni kell az alkalmazottakkal. Az egyik módja annak, hogy az információt kiírjuk egy emlékeztető elkészítésével. A feljegyzések egyszerű dokumentumok, amelyek alapvető információkat tartalmaznak. Először azt mondják az alkalmazottaknak, hogy kikről származik a feljegyzés, kinek címzettje és mi az, amiről szól, akkor az üzenetet a memo testében testesítik meg. Írjon egy minta memo-t a sablon használatához a jövőbeli feljegyzésekhez.
Nyisson meg egy új dokumentumot a számítógép szövegszerkesztőjén. Írja be a "TO:" szót, és zárójeleket vagy más mutatót is tartalmaz, amely megmutatja, hogy a személy nevét be kell írni erre a mezőre. Nyomja meg kétszer az Enter billentyűt új sor elindításához. A második mezőbe írja be a "FROM:" szót, és zárójeleket tartalmaz, amelyek azt mutatják, hogy a küldő nevének ebben a mezőben kell lennie. Nyomja meg kétszer az Enter billentyűt egy új sor elindításához, és írja be a "RE:" vagy "SUBJECT:" parancsot, és zárójeleket tartalmaz, amelyek jelzik, hogy a feljegyzés tárgyát itt kell kitölteni.
Nyomja meg kétszer az Enter billentyűt, és az aláhúzás gombbal hozza létre a vonalat egészen az oldalon. Ez megkülönbözteti a fenti bevezető mezőt és az alábbiakban felírandó magyarázó mezőt - vagy az emlékeztetőt.
A 3. lépésben létrehozott sor alá írjon egy mondatot, vagy magyarázza el, hogy a memo-tervezőnek ezt a helyet kell használnia ahhoz, hogy teljes mértékben megmagyarázza a feljegyzés tárgyát.
Adjon meg egy helyet a minta emlékeztető végén, hogy az író aláírhassa a nevét, és jegyezze fel a feljegyzés összes mellékletét.
