Ha üzleti területen dolgozol, akkor esélye van arra, hogy valamikor üzleti javaslatot vagy javaslati levelet dolgozzon ki. Ez a dokumentum arra szolgál, hogy a szervezet termékeit vagy szolgáltatásait olyan meghatározott paraméterek alapján nyújtsa, mint a hatókör, a költség, az idővonal és a költségvetés.
Mi a projektjavaslat? Az üzleti javaslatnak vagy javaslati levélnek is nevezik, ez a dokumentum általában egy meghatározott formátumú, és bizonyos követelményeket tartalmaz, amelyek az Ön iparágától függenek. A pályázati levél fő célja azonban mindig annak bizonyítása, hogy a vállalkozás hogyan segíthet a problémáik megoldásában.
Mi a javaslat levél?
A pályázati leveleket egy vállalkozás kérheti, vagy kéretlenül érkezhet. Az ajánlatkérés olyan egyszerű lehet, mint egy értékesítési felhívást követő javaslat, vagy egy hivatalos folyamat, amelyet RFP-nek hívnak, vagy javaslatot kérnek. Ez a folyamat rendszerint több szervezetet foglal magában, amelyek versenyképes javaslatokat küldenek, hogy megnyerjék a vállalkozás üzletét. Az iparág és az RFP típusa alapján a javaslatnak ki kell terjednie a perspektíva által meghatározott különleges követelményekre.
A nem kívánatos javaslatok vagy nem hivatalos kérések esetén nincsenek hivatalos iránymutatások, amelyeket követnie kell. Fontos azonban, hogy olyan dokumentumot dolgozzon ki, amely válaszol azokra a kérdésekre, amelyekre a kilátások egyértelműen és tömören válaszolhatnak. Bár ezekben az esetekben nem lehet formális követelmények, még mindig fontos, hogy logikus struktúrát követjünk, és fedezzük a vállalkozás kritikus aspektusait, és hogyan oldja meg azokat a problémákat, amelyekkel a kilátások foglalkoznak.
Az üzleti javaslatnak vagy a pályázati levélnek az alábbi kritériumokat kell tartalmaznia az iparágtól és a folyamattól függetlenül:
- Kísérő levél
- Címlap
- Tartalomjegyzék
- Vezetői összefoglaló
- Áttekintés a problémáról, amelyre a kilátást jelent
- A javaslat célja vagy célja
- Mi teszi a szervezetet a probléma kezelésére
- Hatály, beleértve az árat és az idővonalat
- Felhívás a cselekvésre
- Elérhetőség
Vizsgálat megkezdése a javaslat megkezdése előtt
Mielőtt elkezdené a gépelést, fontos, hogy minden releváns információt egy helyen gyűjtsön. Próbáld meg kideríteni, hogy ki fogja olvasni a javaslatot, és hogy ő a döntéshozó. Szabja a javaslatot a közönségnek, biztosítva, hogy minden olyan információt megadjon, amelyre nézni fog.
Tudja meg, milyen fájdalompontok vannak a kilátásokkal szemben. Határozza meg, hogy a szervezet hogyan tudja legjobban megoldani a problémáikat a versenyéhez képest. Sorolja fel azokat az elemeket, amelyek különböztetik meg azokat a hasonló vállalkozásokat, amelyekre nézve esetleg beszél.
Győződjön meg róla, hogy a perspektívának van-e költségvetése vagy ütemterve, és győződjön meg róla, hogy a belső erőforrások megfelelnek-e ezeknek a követelményeknek. Miután kiválasztotta, hogy melyik ajánlata lesz a leghasznosabb a kilátásait illetően, számítania kell a belső költségeit, mielőtt árajánlatot adna nekik.
Adja meg a projekt hatókörét
A pályázati formátum egyik fő eleme a projekt körének meghatározása. Miután ezt a kulcsfontosságú információt leírtuk, elkezdődik a javaslat írása. Szánjon egy kis időt, hogy elkészítse a hatókör legfontosabb részleteit. Az első elem az, hogy kitaláljuk, hogy ki fogja végezni a munkáját a szervezeten belül, aki irányítja a folyamatot, és ki lesz a fő kapcsolattartója az ügyfelének.
Ezután meg kell határoznia, hogy pontosan mit kell tennie, hogy segítse az ügyfelet a fájdalom pontjainak kezelésében. Ismertesse a szervezet által megtett lépéseket és azt a folyamatot, amellyel megoldhatja a kilátások problémáit. Fel kell sorolni azokat az adatokat is, amelyeket a szervezet az eredmény sikerének mérésére használ.
Végül a lehető legrészletesebben vázolja fel a menetrendet, és a mérföldköveket adja meg, amellyel a vállalat a javasolt időpontig teljesíti a projektet. Légy nagylelkű az idővonal becslésénél, számolva a felmerülő esetlegesen kiszámíthatatlan problémákról. Ennek célja, hogy a kilátásaidat reálisan felismerje, mit tudsz nekik szállítani.
Indítsa el a Bevezetés és az Összefoglaló
A javaslatlevél bevezetése során információkat kell tartalmaznia cégéről és márkájáról, néhány háttérrel, hogy kik vagyunk és mit csinálsz. Ha gyakran javaslati leveleket ír, előfordulhat, hogy fejleszteni kívánja a cégről szóló szöveges szöveget, amelyet minden alkalommal újra felhasználhat.
Az összefoglalónak tartalmaznia kell a javaslat megfelelő pontjait. Miközben nem kellene megpróbálnia összefoglalni a dokumentum minden szempontját, ne tartalmazzon információt arról, hogy a vállalat miért felel meg a munkához, és hogyan segít abban, hogy kezelje a kilátások fájdalom pontjait.
A javaslat testületének kidolgozása
A javaslatnak tartalmaznia kell a probléma azon részleteit, amelyekre nézve néz ki. Ahhoz, hogy bemutassuk a problémáik megértését, menjetek bele a tájjuk sajátosságaiba és a napi nehézségekbe. Ez segít megmutatni, hogy jól érzi magát a számukra fontos területeken.
Ismertesse javaslatának céljait. Ennek elsődleges célja, hogy megmutassa azt a kilátást, amelyet az Ön által kínált termékeken vagy szolgáltatásokon keresztül az üzleti problémákkal kapcsolatban segít. Adjon részleteket arról, hogy miért különbözteti meg cégét a versenytársaitól, és miért jobban illeszkedik ahhoz, hogy dolgozzon a kilátással, mint amilyenek. Ez magában foglalhatja más szervezetekkel való beszélgetést is, amelyekkel dolgozott, bemutatva a korábbi projektek példáit és részleteket adva a tudásról és a szakértelemről.
Adja meg a specifikációkat és a feltételezéseket
Adja meg az Ön által meghatározott árat és árakat. Előfordulhat, hogy a vállalat nem ismeri az összes részletet a kilátások követelményeiről, így lehet, hogy pár dolgot kell vállalnia, például a belső költségvetésüket és az idővonal korlátozásait. Ezeket a feltételezéseket belefoglalhatja a javaslatba, és még néhány lehetőséget is megadhat. Például becsléseket adhat meg egy négy hetes fordulatra, egy hat hetes átfutásra és egy nyolc hetes átfutásra, és minden egyes idővonalra vonatkozó megfelelő árképzést.
Zárjon egy erős érveléssel
A javaslatlevélre vonatkozó következtetéseinek tartalmaznia kell egy gyors összefoglalót a rendelkezésre álló információkról. Köszönjük, hogy időt vett igénybe, hogy megvizsgálja az Ön által előterjesztett javaslatot, és tájékoztassa őket arról, hogy mit kell tennie. Fontos, hogy az üzleti javaslata tartalmazza a cselekvésre való felhívást. Ez magában foglalhatja, hogy felhívja Önt arra, hogy a javaslatot tovább tárgyalja, vagy találkozót hozzon létre a megállapodás aláírásához. Végül, adjunk információt arról, hogyan tudnak Önnel kapcsolatba lépni, néhány lehetőséggel, például e-mailben, telefonon és weboldalon.
Kövesse a legjobb gyakorlatokat
Ahhoz, hogy a pályázati levél hatékonyabb legyen, küldjön néhány igazoló dokumentumot. Ez magában foglalhatja a korábbi ügyfelek esettanulmányait, a boldog ügyfelek ajánlásait és a táblázatkezelőket, a statisztikát, amely a siker arányát mutatja.
Ügyeljen arra, hogy írja be javaslatát a vállalati levélpapírra, és tervezze meg egy grafikus tervezője, ha rendelkezésére áll a rendelkezésére álló erőforrások. A vizuális elem figyelembevétele segíthet a cégnek abban, hogy kitűnjön a versenyképes pályázatoktól, amelyeket a kilátás kaphat.
Ne felejtse el követni
Bár a javaslat levélben nem szerepel közvetlenül a javaslatban, a javaslat elküldésének egyik fő eleme a kilátások nyomon követése. Hívja vagy küldje el e-mailben a lehetőségét néhány nappal azután, hogy elküldte a javaslat levelet, hogy megtudja, van-e kérdése vagy visszajelzése a dokumentumról. Ajánlatot tesz arra, hogy tisztázza azokat az elemeket, amelyekre további információkra lehet szükség. A nyomon követéssel segíthetsz erős kapcsolat kialakításában a kilátással.
