Bárki megértheti egy elfoglalt, magas színvonalú ügyvezető látványát, aki egy nagy íróasztal mögött ül, anélkül, hogy annyi papírról van szó, nem is beszélve a porszemcséről. A megjelenés a valóságot nem érinti, mert ez a végrehajtó valószínűleg éppen olyan elfoglalt, mint te, de megtalálta a módját, hogy megszervezze irodai munkáját. Akkor is, amíg olyan rendszert hoz létre, amely az Ön számára működik. Ez azt jelenti, hogy néhány „kipróbált és igaz” technikát alkalmaznak, miközben másokat elbocsátunk.Mint ez a magas szintű vezető, ne feledje, hogy felelős vagy, hogy megragadja, hogy megragadja a munkaterhelését, mielőtt megragadná az irányítást.
Létre kell hozni egy elektronikus és papíralapú nyilvántartási rendszert, hogy az információk felülvizsgálata után azonnal lemondhasson az információkról. Számos üzleti szakember „mester-rakodó”, ami azt jelenti, hogy hajlamosak olyan halom halmokat felhalmozni, amelyek végül elnyomják őket. Elkötelezzük magukat, hogy dolgozzanak egy projekten, majd, ha kész, azonnal tedd le. Papírfájlok esetén hozzon létre egy színkódolt fájlrendszert, ahol az egyes színek az Ön számára értelmes üzenetet jelentenek. Például hajtson végre egy háromszínű hierarchia rendszert, amelyben a zöld a „nagy prioritás”, a sárga pedig a „mérsékelt prioritás” és a piros a „alacsony prioritás”. Vagy az asztalon lévő fájlok számának csökkentése érdekében használjon kétszínű rendszert. A számítógépes nyilvántartó rendszer létrehozásához ugyanazt a logikát kell követni.
Hozzon létre egy napi teendők listát, és tartsa mindig veled, hogy összpontosíthasson és nyomon követhesse. A feladatok végrehajtása közben hajtsa végre a feladatokat. Hasonlóképpen, mindig tartson veled egy naptárat, szükség esetén kereszthivatkozással. Minden nap végén és minden új nap kezdetén tekintse át a teendők listáját, hogy meggyőződjön a napi kötelezettségeinkről.
Határozza meg az egyes feladatokra vonatkozó határidőket és határidőket, optimista, de reális is. Legyen különösen éber az e-mailek olvasására és megválaszolására szánt időre, mivel hihetetlenül könnyű behozni az időigényes „e-mail vortex” -be. majd döntse el, hogy ennek megfelelően válaszol-e.
Kezdje meg a telefonhívásokat és az üléseket az időtartamuk becslésével - majd nézze meg az órát, és tartsa be a tervet. Az emberek tiszteletben tartják a fegyelmedet, ha valamit mondasz: „Mivel tudom, hogy mindannyian elfoglaltak, próbáljuk meg mindent megtenni, hogy 30 percig tartsuk ezt a telefonhívást vagy az értekezletet.”
Állítson határokat a munkatársaknak, akik hosszabb ebéddel vagy hosszabb ideig tartó beszélgetéssel próbálkozhatnak az előző éjszaka borzasztó vakáról. Míg néhány társadalmi interakció fontos a munkatársak közötti kapcsolatok kiépítéséhez, ügyeljen arra, hogy ez ne érjen ki a kezéből, és dobja be a curveballot az egyébként jól strukturált munkanapjába.
Tekintse át a többfeladatos feladatokat. Lehet, hogy úgy gondolja, hogy a telefonon való beszélgetés, az e-mailek írása és a marketing javaslat felülvizsgálata szuper munkavállalóvá teszi magát, de valójában előfordulhat, hogy kiszélesíti a figyelmét, és inkább ellentétes. Ha kell, kényszerítse magát, hogy egyszerre összpontosítsa a figyelmet egy feladatra, és hasonlítsa össze az eredményeket a munkaterhelés megszervezésének többfeladatos módjával.
Értékelje a jelenlegi munkaterhelését, mielőtt beleegyezik, hogy új feladatokat vállal. Annak ellenére, hogy sok alkalmazott feltételezi, hogy fel kell lépnie és soha nem kell mondania az ilyen kérésekre, gondosan mérlegelje, hogy van-e ideje a feladatok elvégzésére, és ha a saját magas színvonalának megfelelően teljesíthetők.
Konzultáljon a felügyelővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy helyes úton van az irodai munkaterhelés megszervezésének tervével. Tekintse át a „cselekvési tervet”, és kérjen visszajelzést.
