A panaszbejegyzés az egyénrel vagy szervezetsel kapcsolatos panaszának állandó nyilvántartása. Egy jól megírt levél egyértelműen jelzi, hogy milyen problémát észlelt egy adott termékkel vagy szolgáltatással, valamint a várható felbontást. A levél írásakor nyugodt és professzionális hangot adjon. Kerülje a fenyegetéseket, a méltatlanságot, a szarkazmust vagy a nem megfelelő nyelvet. A legtöbb esetben levelet ír egy olyan személynek, aki nem volt felelős a problémáért, de segíthet abban, hogy megoldja.
Fogadja el a levelet egy adott személynek. Ne használja a "Tisztelt Uram" -ot vagy a "Kinek ez lehet." Telefonáljon a vállalati kapcsolótáblát, és kérje meg a megfelelő menedzser nevét és címét. Erősítse meg a nevének helyes helyesírását. Ha nem tudja azonosítani a nevet, használjon megfelelő címet, mint például az "Ügyfélszolgálati menedzser".
Használja a tollat és a papírt, vagy a szövegszerkesztő program tervezetének változatát, hogy rögzítse a panaszával kapcsolatos összes részletet. Adjon meg olyan információkat, mint a termék neve és leírása, rendelés száma, márkanév, modellszám, ár és a vásárlás dátuma. Másolja át a panaszával kapcsolatos összes dokumentumot. Olvassa el újra az összes információt, és győződjön meg róla, hogy a panasz jogszerű.
Kezdje a levelet egy pozitív megjegyzéssel. Használja az első bekezdést a szervezet néhány pozitív aspektusának megvitatására. Például megemlítheti a márkanév iránti hűségét, vagy bármilyen konkrét kapcsolatot a cég személyzetével. Például: "A múltban szerettem volna meglátogatni a boltodat. Az értékesítési munkatársak közül sokan név szerint üdvözölnek, és elmennek az útjukból, hogy megbizonyosodjak arról, hogy elégedett vagyok a vásárlásaimkal."
Adja meg a panasz jellegét a második bekezdésben. Tartalmazza az összes olyan részletet, amelyet az olvasónak tudnia kell a panasz feldolgozásához. Például: "A 30 napos garancia feltételei szerint visszajuttatom a 2011. március 7-én megvásárolt monitorot 373,89 dollárért. A mellékelt példány a kézhezvétel fénymásolata." Ne küldjön eredeti példányt a bevételekről vagy más dokumentumokról.
Használja a harmadik bekezdést, hogy világosan jelezze az elvárásait. Például: "Mivel a kenyérpirító nem működik a gyártó által megadott módon, a teljes és azonnali visszatérítést 47,83 dollár, valamint a kenyérpirító visszaküldéséért fizetendő postaköltséget várom. tőlem, felveszem a kapcsolatot a Better Business Bureau-lal."
tippek
-
Adja meg nevét, címét, telefonszámát és e-mail címét. Írjon rövid bekezdéseket, és tartsa a levél hosszát egy oldalra. Kérdezd meg egy megbízható barátodat vagy a hozzátartozót, hogy korrigálja a levelet. A helyesírási és nyelvtani hibák ellenőrzése mellett gondoskodnia kell arról, hogy a levél hangja megfelelő legyen.
