A videokonferencia a két vagy több fél közötti, élő video-kommunikációra vonatkozik két vagy több különálló helyen. Ezek a videokapcsolatok általában élő hangot és szöveget tartalmaznak. A videokonferencia a technológiai komplexitás színvonalát képes megjeleníteni a statikus képekből, amelyekhez a szöveg és a kiváló minőségű videó és hang tartozik. A legegyszerűbb verziók csak két helyet tudnak összekapcsolni, de a bonyolultabb verziók egyidejűleg három vagy több hely közötti adást biztosíthatnak.
Célja
A videokonferencia fő célja az, hogy lehetővé tegye a különböző helyeken lévő két vagy több ember közötti kommunikációt. Ez egy népszerű alternatíva a telefonkonferenciáknak a vállalkozások számára, és az egyéni felhasználók számára olcsó távközlési eszközöket biztosít a távoli barátokkal és családtagokkal. A Microsoft saját videokonferencia-szoftverét, a NetMeeting-t ingyenesen letölthető és különböző Windows operációs rendszerek részeként kínálja. Egyes jelzések azt sugallják, hogy a videokonferenciák egy nap eltűnhetnek a hagyományos kommunikációs módokról.
Költség-előnyök
A videokonferencia használata által a vállalkozások számára nyújtott elsődleges költségelőny az alkalmazottak utazási költségeinek csökkentése. A több helyszínen dolgozó alkalmazottak közötti személyes találkozók gyakran sok utazást igényelhetnek az érintett alkalmazottak közül. Utazási költségeik, valamint szükség esetén a szoba és a fedélzet költsége a munkáltatótól terhelhető. A videokonferencia lehetővé teszi a személyes találkozók nélküli utazást.
Profit előnyök
A videokonferencia a vállalkozások számára is növeli a nyereséget. Azok a vállalkozások, amelyek jelentősen foglalkoznak az ügyfélszolgálattal, néha videokonferenciát kínálnak, mint egy alapvető ügyfélszolgálati vonal alternatívája. Ez lehetővé teszi az ügyfélszolgálati képviselők számára, hogy vizuálisan kommunikáljanak az ügyfelekkel, a nem verbális elemeket hozzáadva a párbeszédhez, amely segíthet abban, hogy az ügyfelek számára jobban megismerjék az ismereteket és a kényelmet. Bizonyos esetekben ez lehetővé teszi az ügyfelek számára, hogy bemutassák a probléma természetét, és ne magyarázzák el.
Egyéb előnyök
A videokonferenciáknak számos más üzleti előnye is van. A videokonferencia megkönnyítheti a távoli munkatársak vagy olyan cégek közötti találkozókat és akár hosszú távú munkát, amelyek egyébként túl messzire kerültek volna a rendszeres utazás költséghatékonysága érdekében. Lehetővé teszi továbbá, hogy a felhasználók megoszthassák a fájlokat, programokat és egyéb adatokat, amelyek szükségesek a csoportmunkákhoz. A szemtől-szembe kommunikáció segíti az üzleti kapcsolatokat és a munkatársakat a közösségérzet megteremtésében, még azok között is, akik soha nem találkoznak fizikailag.
