Számlázás a megmunkált órákról vagy egy másik vállalkozásnak vagy magánszemélynek nyújtott szolgáltatásról egy kicsit eltérő megközelítést igényel, mint a tárgyi termék értékesítésénél. A megállapított kiskereskedelmi vagy nagykereskedelmi ár összegyűjtése helyett a megegyezés szerint meghatározott munkaórákkal vagy egy meghatározott áron teljesített meghatározott szolgáltatással számol. A nyújtott szolgáltatások számlázása különös figyelmet igényel.
Kommunikáljon az ügyfelekkel, mikor és hogyan fogod számlázni őket a munkádért. Ha a projekt megkezdése előtt előzetesen számláz egy részt, tájékoztatnia kell ügyfeleit. Ha a folyamatban lévő munkát a szerződés befejezéséig várja, ügyeljen arra, hogy az ügyfél egyetért. Sok kisvállalkozás számlázik elektronikusan. Legyen ügyfelei tudják, hogy e-mailben számlákat fognak kapni, hogy ne véletlenül töröljék őket.
Jó rekordokat tartson. Készítse el a munkanapok dátumát és óráit és a nyújtott szolgáltatások jellegét. Tekintse át a projektmegállapodást vagy a szolgáltatási szerződést, hogy frissítse a memóriát az adott feltételekről. Ellenőrizze a nevet és a címet. Adja meg az ügyfél számlázási hivatkozási számát, ha van ilyen.Adja meg saját fájl hivatkozási számát, ha van ilyen.
Használjon egyszerű formátumot. Ez hatékonyabbá teszi a számlázási folyamatot. A számlázási formátum szabványosításához szoftverprogramot is használhat. A számlán szerepelnie kell a számla hivatkozási számainak, a számlázási dátumnak, a cégnévnek és a címnek, valamint annak a szerződő személynek a neve, akinek a számlát küldték. Hagyjon elegendő helyet a nyújtott szolgáltatások elemzéséhez az alkalmazandó projekt- vagy termékkódokkal együtt.
Adja meg a számla összegét. Az órák lehetnek a szolgáltatási órák, amelyeket Ön egy meghatározott óradíjban adott meg, vagy a számla összegéhez megadott speciális szolgáltatások. Például, ha tornácot építesz, előfordulhat, hogy elkészítette a tervet, kiválasztotta a fűrészárut, és egy számlázási időszak alatt lefektette a keret alapját. A tevékenységeket felsorolhatod, és megadhat egy átalányösszegű számlát. Vagy az egyes tevékenységeket külön-külön felsorolhatja, jelezheti az egyes munkaórák számát, majd kiszámítja a számla összegét a munkaórák és az óradíj szorzatával.
Adott esetben mellékeljen igazoló dokumentumokat. Például, ha futárszolgálatokat vagy másoló szolgáltatásokat kellett használni a feladatok elvégzéséhez, csatolja a bevételek másolatát.
