A produktív értekezlet gondos előkészítést igényel, valamint vezető szerepet vállal a figyelemfelkeltő és a vitában részt vevő ügyekben. Túl sok találkozónak nincs egyértelműen meghatározott célja. Az eredmény a jelenlévők körében érzés lehet, hogy elvesztegetett időt töltöttek el, amit más módon is lehetne jobban elkölteni.
Tedd az ötletedet írásba. Gondolj a találkozó céljára. Ötletzavar témák, mint amilyeneket közölni kell, és milyen eszközökre lehet szükség. Gondolj arra, hogy mit beszélnek a többi résztvevő.
Készítsen napirendet a résztvevőknek. Ha ténylegesen napirendet készít mindenkivel megosztani, tudni fogják, hogy mit várnak az ülésen. Sorolja fel a fő célját félkövér betűkkel a napirend tetején.
A napirend bevezetése az ülés elején.Röviden járjon el rajta, kiemelve a fő témákat. A találkozó ütemezése oly módon, hogy elegendő idő álljon rendelkezésre az összes aggodalom megvitatására.
