A konferenciatermet a vállalatvezetők használják, hogy találkozókat tartsanak, és rendezvényeket szervezzenek a munkatársaknak vagy a látogató üzletembereknek. A konferenciaterem kialakítása nagymértékben befolyásolhatja, hogy az emberek hogyan találkoznak egy találkozóval, mivel a hátsó ülők nem tudják meghallgatni vagy látni mindent, ami a szoba elején történik. Mielőtt elkezdené a konferenciaterem beállítását, elemezze a helyet, hogy meghatározza, hogy a telepítés hogyan működik a legjobban az adott helyhez. Így minden résztvevőnek ugyanaz a tapasztalata lesz az előadások vagy események során.
Séta körül a konferenciatermet, mielőtt elkezdené megtervezni a helyet. Keresse meg az összes elektromos aljzatot a helyiségben, mivel a szoba elején szükség lehet elektromos aljzatokra. A projektorok és a képernyők villamos energiát igényelhetnek, így állítsa be a szoba elejét, ahol a kimenetek elérhetőek. Ez azért történik, hogy minimálisra csökkentsék a vezetékeket a padlón, mivel az emberek áthaladhatnak rajtuk, miközben körbejárnak a konferenciateremben.
Elemezze a tér méretét és hasonlítsa össze a méretet a vállalat igényeivel. Ha a cég egy olyan helyet keres, ahol egyszerre 20 emberrel vagy kevesebbet találkozhat, az asztalok és székek elrendezése különbözik attól, mint egy hely, ahol egy adott időben több száz embert kell tartania. A felemelt sorokkal rendelkező színházi stílusok használata több száz ember számára lehet hatékonyabb, mint az U-alakú beállítás, mivel az U-alakú konfiguráció jobban megfelel 20 főnek vagy kevesebbnek. Az egyetlen konferenciaasztal csak akkor használható, ha a vállalat csak egyszer kevesebb mint 15 főt tervez befogadni, mivel a táblázat egyik végén található alkalmazottaknak képesnek kell lenniük hallani az ellenkező végén ülő embereket.
Az asztalok és székek hozzárendelése előtt adjon hozzá egy prezentációs képernyőt vagy kivetítőt. Csatlakoztassa az összes elektromos eszközt, és elrejtse a vezetékeket a falak vagy a szőnyegek alatt.
Helyezze a táblákat a konferenciaterembe kiválasztott kívánt konfigurációra. Az U-alakú módszer használatakor a táblákat egymáshoz közel kell elhelyezni. A színházi beállításhoz táblákat kell felhelyezni a felemelt dobozokra vagy platformokra. Helyezze a platformot a kívánt helyre, mielőtt hozzáadná a táblákat.
Séta körül a helyet, és helyezze magát az asztal mögé, hogy tesztelje, hogy minden ülés elfogadható-e a szoba elejének látása nélkül akadály nélkül. Ne helyezzen senkit olyan helyre, ahol nem látja az elsőt. Ezt tegye meg, mielőtt a székek hozzáadódnak a szobához, mert lehet, hogy nehezebb megváltoztatni a beállítást székekkel és asztalokkal a szobában.
Adja meg az összes széket a konferenciaterembe, és a padló alatti helytakarékosság érdekében tegye be az asztalok alatti széket. Ezáltal a konferenciaterem nagyobb és szervezettebb lesz.
Az esemény előtt a konferenciaasztalokhoz adjunk hozzá vizet, tollat, papírt és esetleg gyümölcsöt.
