Az írott irodai eljárások segítik az üzletet zökkenőmentesen és hatékonyabban. Az alapeljárások felvázolják a front-office gyakorlatokat: az eljárásokat, akik ezeket végzik, és mi történik. Az irodák iránymutatásokat tartalmaznak a személyzeti menedzsmentre, a készpénzbefizetésekre, a bejövő és kimenő levelekre, a levelezésre és a visszatérítésekre.
A napi levelezés kezelése (recepciós)
A bejövő levelek megnyílnak és a tartalom dátuma van. Az ellenőrzéseket a "Letétbe helyezve" tálcába helyezik. A leveleket a címzett rendezi, és a személy levélszemétbe helyezi.
Elkészíti a banki letétet és másolatot készít a kapott ellenőrzésekről. A csatolmányokat a csekk másolatához kapjuk. Az ellenőrzéseket és a letéti jegyeket másolatokat és mellékleteket szállítja a követelésekhez.
A kimenő levelek postai bélyegzővel jelennek meg, és minden este a postahivatalba kerülnek.
Telefonos eljárások
Válaszoljon a telefonra a harmadik csengetéssel. A standard üdvözlet a "Jó reggelt, ABC Company, John beszél. Hogyan segíthetek?" Válaszoljon "Csak egy pillanatra", és tartsa tartva a hívót.
Ellenőrizze a hiányzó alkalmazottak irodai naptárát. Ha nincs jelen, mondja el a hívónak, és kérdezze meg, hogy valaki más segíthet-e. Ha a személy be van kapcsolva, értesítse a hívót és továbbítsa a hívást. Ha a vonal foglalt, mondja el a hívó félnek, és küldjön hangposta vagy írásos üzenetet.
Az üzenetek tartalmazzák a hívó fél nevét, idejét és dátumát, a hívás okát és a visszahívási számot. Tegye az üzenetet a címzett levelezőhelyére.
Irodai kellékek kezelése (titkár)
A szabványos készleteket havonta tárolják és rendelik. Az irodai naptár ellenőrzése az ütemezett postai küldemények és a szükséges kellékek tekintetében. Előkészíti az irodai beszerzési megrendelőlapot, és az irodavezető engedélyezi azt az elhelyezése előtt.
A nem szabványos kellékek esetében töltse ki a beszerzési kérelem űrlapját, és küldje el a titkárnak.
Az Office-naptár fenntartása (titkár)
Felelős a hivatali naptárért. A találkozó ütemezése során ellenőrizze a konfliktusok naptárát, és küldje el a kérést a titkárnak.
Az irodai naptárba az ügyfelek havi küldeményei, marketingje és promóciója kerül sor. Az ezekért felelős alkalmazottak e-mailben küldhetik a dátumokat a titkárnak.
E-mail utazási dátumok, munkavállalói távollétek és vakáció a titkárnak.
Utazási visszatérítések, ellenőrzési kérelmek és hitelkártyák
Az utazási visszatérítések hetente kerülnek feldolgozásra. Használja a jóváhagyott utazási űrlapot. Adja meg a ráfordítás dátumát, a ráfordítás típusát és a költség okát. Csatlakoztassa az olvasható bevételeket a kiadásokhoz. Egyetlen összeg nem kerül visszafizetésre nyugtázás nélkül.
A szabálytalan ellenőrzésekhez használja a jóváhagyott ellenőrzési kérelem űrlapot. Töltse ki a kedvezményezett adatait, a szükséges dátumot, ellenőrizze az összeg összegét és az okokat. Kérjen jóváhagyást egy vezetőtől vagy a könyvelőtől.
Hitelkártyák feldolgozása havonta történik. Minden vásárláshoz nyugtát kell kérni. Írja be a nevét, a költség okát és az egyéb azonosító információkat a nyugtán. A nyugdíjak és a személyi díjak nélküli díjakat levonják a munkavállaló fizetéséből.
Ügyfél fizetések és számlák
A teljesített vevői megrendeléseket naponta kétszer szállítják az A / R-nek a szállítási ügyintéző, és a munkanap végéig számlázzák.
Az A / R által kapott napi betéteket az üzleti nap végéig alkalmazzák.
