Minden vállalkozásnak és személynek, aki a nyilvánossággal dolgozik, valamikor kommunikálnia kell a nyilvánossággal. De nem ideális egy fél számára, hogy megosztja erőforrásait az elsődleges üzleti tevékenysége és az üzleti világ megvilágítása között - ez az, ahol a PR-ügynökségek beérkeznek. Bármely, a sóját érő PR-ügynökség számos módszert fog használni, hogy hatékony arc- és hangsá váljon az általuk képviselt ügyfél számára.
Ugyanaz az oldal, mint az Ügyfél
Mielőtt egy PR-ügynökség ki tudna adni az üzenetet egy ügyfél nevében, meg kell derítenie, hogy mi az az üzenet. A PR-képviselők a kapcsolat elején leülnek az ügyfeleikkel, hogy megtudják, mit tudnak a működésükről. A vállalkozások számára ez az információ tartalmazza az általános küldetésüket, termékeiket, szolgáltatásaikat és azt, hogy hogyan hozják őket forgalomba. A közéleti személyiségek számára, amely magában foglalja a személy szakmai projektjeiről szóló információkat, valamint a közvéleményt befolyásoló személyes élet részleteit. Az ügyfelek számára az ügynökség protokollt alakít ki az információcserére annak érdekében, hogy soha ne hagyja ki az új fejlesztések nyilvános bemutatásának esélyét.
Sajtóközlemények írása
A PR-ügynökségekből származó alaptermék a sajtóközlemény, a hírügynökségeknek kiadott céginformáció. A hírügynökségek sajtóközleményeket szeretnek, különösen a lassú hírek napján, mivel kevesebb munkát jelent a papír kitöltéséhez. A figyelmeztetés az, hogy a sajtóközleménynek kevés szerkesztési változtatásra van szüksége - különben a hírszerkesztők nem akarnak értékes időt pazarolni azzal, ami valószínűleg nem lényeges információ. A PR-ügynökség minőségének felmérésének egyik módja a sajtóközlemény mintáinak megkeresése és az Associated Press stílus irányelveinek vizsgálata. Ha a kiadványokat alig lehet megkülönböztetni a valódi hírek formátumától, és még mindig elhagyja a kiadásban szereplő szervezet pozitív benyomását, az ügynökség jól teljesítette munkáját. De a tényleges hírekkel ellentétben nem fontos, hogy egy sajtóközlemény pontos idézeteket tartalmazzon. Gyakran előfordul, hogy a közönségíró idézeteket készít - de csak az ügyfelek nevében -, és kér az engedélyt az ügyféltől, mielőtt ezt a sajtóközleményt a hírügynökségeknek küldték.
Kapcsolat létrehozása hírügynökségekkel
A PR ügynökségeknek listát kell készíteniük azokról a hírügynökségekről, amelyekhez sajtóközleményeket küldenek. De még fontosabb, hogy a PR-szakemberek olyan beszédkapcsolatokat alakítanak ki olyan újságírókkal, akik az ügyfelet keresik egy cikkhez. A PR szakemberek az összes olyan információ átjárója, amely az általuk képviselt szervezetből származik. Ez azt jelenti, hogy a PR-ügynökség lesz az újságíró első kapcsolatfelvevője az ügyféllel kapcsolatos információkért, és az ügynökség vagy az ügyfelek szóvivőjeként vagy az ügyfélszolgálaton belül a megfelelő személyrel érintkezik. Néha egy alkalmazott, aki az ügynökséggel dolgozik, egy harmadik féllel rendelkezik egy interjúban, hogy pozitív irányban vezesse a kérdéseket és a válaszokat.
Szociális média jelenlétének kezelése
A közösségi média fejlődésével a PR-szakemberek szerepe bővült az ügyfelek online képviseletével. Ha egy ügyfélnek van egy blogja, a Facebook vagy a Twitter profilja, a PR ügynökségnek hozzáférnie kell hozzá; ha az ügyfélnek nincs, az ügynökségnek létre kell hoznia egyet. A sajtóközleményekkel ellentétben a közösségi média jelenléte közvetlenül a nyilvánosság előtt áll. Ennek eredményeképpen az ügynökségnek nem kell aggódnia a hírformátum betartásáért vagy az ügyfél nevében elfogultnak tűnő megjelenésért, mert senki sem várja el, hogy egy közéleti személy vagy cég ne vezesse a saját kürtjét. A sajtóközleményekhez hasonlóan a sajtóközleményekhez hasonlóan a szociális média frissítéseit úgy kell megírni, mintha az információ közvetlenül az ügyféltől származna, szemben a bérelt harmadik fél perspektívájával.
