A kisvállalkozás gyakran azt jelenti, hogy kevesebb ember áll rendelkezésre, kevesebb idő áll rendelkezésre, és gyakran több különböző feladatot kell egyszerre elvégezniük. Az irodai eljárások meghatározása időt, stresszt és pénzt takaríthat meg az összes érintett számára. A szokásos eljárás azt jelenti, hogy minden fél tudja, hogyan kell folytatni a mindennapi tevékenységeket, és ahol a végső felelősség rejlik.
Emberi erőforrás kérdések
Az emberi erőforrások egy olyan terület, ahol az előre meghatározott politikák és eljárások leginkább kiküszöbölhetik a zavart és a konfliktusokat. Egyértelmű eljárásokra van szükség a távollétek, a telefonhasználat, a betegfizetés, a nyaralási kérelmek, az egészségbiztosítási ügyek és a munkaterület biztonsága tekintetében. Gyakran jó ötlet összeállítani egy kézikönyvet, függetlenül attól, hogy milyen kicsi, hogy a problémákat megelőzően válaszoljon a különböző kérdésekre. A munkavállalói konfliktusok, a lopás, a zaklatás, a munkahelyi erőszak és más fontos kérdések az ilyen helyzetek kezelésére vonatkozó világos politikákkal és eljárásokkal vezethetők le. Az alkalmazotti vélemények és figyelmeztetések fedezhetők, valamint előnyös csomagok és egyéb kérdések.
Munkaköri kötelességek
Különösen a kis irodáknak lehetnek nehézségei a személyzet pontos feladataira vonatkozóan. A zavart kiküszöbölhetjük annak biztosításával, hogy a munkavállalók megismerjék, milyen munkájuk van, és milyen további feladatokra lehet őket felkérni. Ehhez olyan szervezeti táblázatokra lehet szükség, amelyek jelzik, hogy ki veszi át, ha mások betegszabadságon vagy szabadidőn kívül tartózkodnak az irodában. Az, hogy az egyes területeken milyen végső döntést hoz, egyértelműen meg tudja határozni a zavart és az irodai hálózaton belüli kemény érzések megakadályozását. A Smallbiztrends.com szerint az irodavezető leginkább olyan feladatot lát el, mint az emberi erőforrások, a beszerzési és az informatikai szempontok, amelyek túlmutatnak a hagyományos ügyviteli feladatokon.
Pénzügyi eljárások
A kisvállalkozások futásakor a költségek gyorsan kieshetnek, így a felhasználóbarát irodai számviteli program elengedhetetlen a jó irodai eljárásokhoz. A mindennapos fizetési kötelezettségek és követelések könnyen hozzáférhetők, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a vállalkozás a költségvetési korlátok között fut. A pénzügyi adatokhoz való hozzáférés korlátozható azokra, akiknek tudniuk kell. A készpénz és a kis beszerzések kezelésére vonatkozó eljárásoknak egyértelműnek kell lenniük, és könnyen nyilvántartásba kell venniük. A nyomtatványokat szabványosítani kell a beszerzési, leltár, számlázási és karbantartási kérdésekben.
