Az adminisztratív személyzet soha nem kapja meg a dicsőséget vagy a hírnevet, de nélkülük a munkahelyek hatástalanok és stagnálásra ítéltek. A minőségi rendszergazdák különbséget tesznek abban, hogy mások mennyire hatékonyan dolgoznak. Támogatnak és szembesülnek a jelenetek mögötti végtelen feladatok végtelen folyamával, amelyek bármilyen vállalati funkciót tesznek lehetővé.
Mi az adminisztratív asszisztens?
Az adminisztratív asszisztensek számos funkciót töltenek be az irodai beállításokban. Munkájuk a személyi asszisztens kategóriába kerülhet, ha egy végrehajtónak szentelték őket, vagy kulcsfontosságúak lehetnek egy sikeres, buzzing kis irodában, ahol egyedül kezelik a hívásokat, a papírmunkát és egyéb feladatokat az egész munkaerő támogatására.
A legtöbb adminisztratív asszisztens munka magában foglalja az e-mail kezelését, a telefonhívások terjesztését vagy az ügyfelek és más személyzet hívásait, a papírmunka elrendezését és a nyilvántartási rendszerek kezelését. Gyakran részt vesznek az új alkalmazottak fedélzetén. Kezelhetik az irodai vagy felsővezetői idővonalakat, kinevezhetnek és tarthatnak naptárak tetején. Gyakran foglalkoznak a rendszeresen tervezett karbantartási találkozókkal, például annak biztosításával, hogy a vízszolgáltató tisztítsa meg a vízhűtőt és más rutinszerkezeteket.
Egy adminisztratív asszisztens véges adatai attól függnek, hogy a cég és az emberek milyen munkát végeznek. Ha számviteli hivatalban dolgoznak, szükségük lehet a számviteli eljárásokra vonatkozó ismeretekre. Ha televíziós poszt-gyártási cégben vannak, ismerniük kell a film- és a televíziós produkciós lingót. Reklámcég számára alapvető hirdetési ismeretekkel kell rendelkezniük a hirdetések vásárlásáról és a hirdetésekről és az ügyfelekről.
Az adminisztratív asszisztensi munkák nagyszerű módja annak, hogy áttekintést kapjanak arról, hogy mit csinál a vállalat, és lehetőség van arra, hogy más munkakörökben dolgozzon, vagy érezze magát, hogy milyen szerepet tölthet be nekik. Másrészt, vannak olyan pályaválasztási adminisztrátori asszisztensek, akik szeretik a változatos kínálatot és a gyors ütemű munkát.
Mik az adminisztratív asszisztensek feladatai?
Lehetőség van nagy adminisztratív asszisztens munkára, csak egy középiskolai végzettséggel, de néhány főiskola segít, különösen a vezetők körében. Sokkal fontosabbak a munkahelyspecifikus készségek, mint például a jó kommunikáció, mind írásban, mind beszélgetés közben, mivel sok e-mailezés és telefonos kezelés van szó. Gyakran az adminisztrátoroknak jó tapintattal és diplomáciával kell rendelkezniük, mivel az irate ügyfelekkel kell foglalkozniuk, vagy az irodájuk személyzetének semleges pártja. De minden kommunikációs készségük vitathatatlan lesz, ha nem jó hallgatók a fejükkel.
A számítógépes ismeretek elengedhetetlenek, beleértve a Microsoft Word, Excel és Outlook programokat is. Adatbevitel lehet egy szükséges feladat, és képes lesz arra, hogy gyorsan elsajátíthassa azokat a programokat, amelyeket a vállalat használ, mint például az adatbázis-kezelő vagy a csapat együttműködési alkalmazások, segíthet az adminisztrátornak abban, hogy szerepet töltsön be.
A levelezés minden aspektusának megértése általában szükségessé válik, és magában foglalhatja az USPS körüli ismereteket a napi postai és munkaszállítási postaköltségek kezelésére, de a futárrendszerek, mint például a FedEx, UPS és még a helyi kerékpárosok meghívása is.
A kevésbé dicsőséges adminisztratív feladatok magukban foglalják az irodák ellátását. Ezek a dolgok a papírról a nyomtató tintájára és a tollakra a jól működő irodai ellátási gerinc, és az adminisztrátor asszisztens domainje. Szintén foglalkozik az irodai berendezések, például másolók, számítógépek és egyéb karbantartása és karbantartása. Nem feltétlenül kell ezeket a dolgokat kijavítaniuk, de egy kis problémamegoldás messzire megy, és az idő hátralévő részében az informatikai részleget hívhatják meg, vagy az emberek javítására.
Milyen tulajdonságokkal rendelkezik az adminisztratív személyzet?
Szakmai viselkedés és megjelenés, hogy a vállalat arculatával rendelkező hálószemek hosszú utat tesznek ebben a munkában, mivel az adminisztratív asszisztensek gyakran egy vállalat „elülső arca”, vagy az első benyomás, amit az alkalmazottak kapnak, mivel ezek az íróasztalok dolgoznak.
A szervezettség kritikus. Az összes ilyen menetrend kezelése, hívások visszaküldése, emlékeztetők kiadása, táblázatok frissítése, a nyilvántartási rendszer fenntartása - ezek mindegyike jó szervezeti készségeket igényel, és képes arra, hogy folyamatosan sok dolog mellett maradjon. A kapcsolódó, természetesen, az időgazdálkodási készségek, mivel a határidők állandóak, és ha egy szerződés túl későn kerül elküldésre, vagy ha a hívás nem kerül azonnal vissza, felbecsülhetetlen értékű üzleti ügyeket okozhat az összeomláshoz.
Kiemelkedő a csapatmunka, mivel ez a támogatási személyzet szerepe, de így egyedül működik. Elengedhetetlen a projektek tetején való tartózkodás és önindító szerepvállalás, és ezt a folyamatos megszakításokkal rendelkező forgalmas környezetben kötelező elvégezni. A napok tele vannak hívásokkal, segítségre szorulókkal és azonnali megoldásokat igénylő felugró feladatokkal, de még mindig vannak folyamatban lévő projektek, amelyeknek mindenképpen szükségük van, és az adminisztrátoroknak mindkettőjükre kell kitűnniük.
Milyen készségkészletek értékesek?
Az adminisztratív támogatási munka sikeres karrierjének biztosításához szükséges szokásos napi készségeken túl sok más készség is van, amelyek elválaszthatják egymást a csomagtól, és élvezetet adhatnak nekik a magasabb fizetésű, jobban megragadható adminisztrációs munkákhoz.
Kétnyelvű vagy többnyelvű, fantasztikus készség. A spanyol, a német, a kínai, az indiai vagy más nyelvek közös ismerete a nemzeti vagy nemzetközi vállalkozásokban rendkívül értékes lehet, és ezek a szerepek gyakran magasabbak is.
Néhány más potenciálisan értékes készség magában foglalja a szociális média ismeretét, a számvitel alapjait, a jelentések készítésének és az adatok elemzését, valamint a törvényességek és szerződések megértését.
Végül az adminisztratív asszisztenseknek munkát kell keresniük az őket érdeklő karrierterületeken. Valaki, aki szereti a törvényt, ügyvédi irodában kell dolgoznia, mert egy kicsit meg kell tanulniuk a szakmáról, hogy hatékonyan teljesítsenek. Hasonlóképpen, az a személy, aki nem szereti a gyógyszert, nem törekedhet arra, hogy orvosban dolgozzon. Minél többet ismernek a munkahelyen folytatott üzleti tevékenységről, annál értékesebbek lesznek asszisztensként, és minél nagyobb eséllyel fogják előmozdítani őket.
Mit keresnek az adminisztratív asszisztensek?
Az adminisztratív asszisztensek munkahelyei óriási mértékben változnak, és a kompenzáció a munkakörülményeik, tapasztalataik és a támogatottak munkakörülményeinek függvényében változik. Tehát egy kis irodai adminisztrátori asszisztens kevesebbet keres, mint egy magas kereső, gyors tempójú hirdetési ház, és mindketten kevesebbet keresnek, mint egy ügyvezető igazgató, aki kizárólag egy vezérigazgató számára dolgozik.
Az Indeed.com szerint a 2018 októberi állásajánlatokban kínált bérek átlagolásakor a belépő szintű adminisztrátori asszisztensek érkeztek $13.05 óránként vagy kb $28,000 évente. Másrészről a Salary.com arról számol be, hogy egy tapasztalt ifjúsági adminisztratív asszisztens átlagosan $40,588Ugyanezen a webhelyen a vezérigazgatói adminisztratív asszisztens átlagkeresete is szerepel $77,913, de a legmagasabb szintű bérek, beleértve az ellátási csomagokat is, olyan magasak voltak, mint $95,219.
Az adminisztratív asszisztensek jövője
A technológia gyorsan változik, életünket produktívabbá, szervezettebbé és gyorsabbá téve, mint valaha. Azt gondolhatnánk, hogy ez veszélyezteti a jövőben az adminisztratív asszisztens munkahelyeket, de ez nem így van. Valójában bizonyos lehetőségekkel még több lehetőséget ad nekik.
Ma a „virtuális asszisztensek” emelkedő karrier. A távolról való munkavégzés és a telefonon és a videóval való kapcsolatfelvétel a munkáltatókkal lehetővé teszi, hogy az asszisztensek a világ minden táján dolgozhassanak. Ez egy növekvő karrierlehetőség azok számára, akik otthon vagy külföldön akarnak dolgozni. Néhány munkaerő közvetlenül a vállalatok számára dolgozik, néhányat harmadik felek foglalkoztatnak, és sokan most önálló vállalkozóként és heti két munkáltatónál részmunkaidőben dolgoznak. Ahhoz, hogy sikeres VA legyen, még több önindításra és szorgalomra van szükség, mert a távoli munkavégzés azt jelenti, hogy szükség van arra, hogy saját maradjon.
A hagyományos irodákban az adminisztratív asszisztensek semmi félelmet nem kapnak - munkájuk továbbra is kulcsfontosságú lesz minden munkahelyi sikerhez. Ami változhat, a számítógépes szakértelem szintje várható, mivel az automatizálás és a digitális bizalom tovább növekszik, így azok, akik a trendeken és a technológiákon maradnak, előnyt élveznek társaikhoz képest.
