Amikor egy vállalkozás fizet egy alkalmazottnak a szükséges munkaórákkal, akkor a vállalkozásnak naponta dolgozója van. A meghatározott órabérek vagy rögzített heti fizetések helyett a vállalkozás minden munkanapra vagy munkáltatásra kompenzálja a munkavállalót. Adózási szempontból az IRS a napi munkabéreket rendszeres bérként kezeli.
A bérek levonása
Az IRS a napidíjra fizetett béreket levonható üzleti költségnek tekinti, ugyanúgy, mint a rendszeres órabérek. Az IRS azonban ragaszkodik ahhoz, hogy minden bér ésszerű legyen, és a munkavállaló által nyújtott szolgáltatásokért fizessen. Az egyénre jutó napidíj fizetése csak az elérhetőségükért, és nem a munkájukért, nem levonható költség lenne a vállalkozás számára.
Kapcsolódó üzleti költségek
A napidíjra fizetett bérek mellett a vállalkozás levonhatja a béren kívüli juttatásokat, például a munkavállaló számára biztosított egészségbiztosítási költségeket, valamint a nyaralás fizetését, a díjakat és a bónuszokat. A vállalkozás által nyújtott egyenruhák, járművek, felszerelések és irodai felszerelések költsége szintén jogos levonások. Másrészről, ha egy napidíj munkavállaló saját vállalkozói ruházatot vagy felszerelést biztosít, és nem térít meg, akkor levonhatja ezt a költséget az egyéni jövedelemadó-bevallásán.
Alkalmazottak és vállalkozók
Egy vállalkozásnak gondosan mérlegelnie kell, hogy napidíj-munkavállalói független vállalkozók vagy alkalmazottak-e. Az IRS számos olyan szabályt és iránymutatást nyújt, amely ezt a választást szabályozza, ami fontos adózási következményekkel jár. Míg a munkáltatóknak fizetett bérek, díjak vagy jutalékok még mindig levonhatók, a munkáltatónak nem kell visszatartania a bérszámfejtést vagy a jövedelemadót, és nem kötelező erejű a minimálbérre vagy a túlórára vonatkozó szokásos szabályok. A független vállalkozónak fizetett pénzt 1099-MISC-on, nem pedig egy W-2-en jelentik meg, és a vállalkozó felelős a fizetési információknak az IRS-nek történő személyes visszaküldéséért történő benyújtásáért.
Per Diem és Per Diem
A félreértés akkor fordulhat elő, ha a „napidíj” kifejezést a munkavállalónak utazás közbeni ellátásért és szállásköltségért nyújtott visszatérítésre is használják. Az IRS szabványos napidíj-visszatérítési ráta az ország minden régiójára vonatkozóan; ezeknek nincs semmi közük a napidíjra fizetett bérekhez. Az IRS-szabályzatban használt hivatalos nyelv a napidíjra vonatkozik, nem pedig a napidíjra, ami a kifejezés informális használata.
