Nem kétséges, hogy a technológia fejlődése - különösen az internet szempontjából - megkönnyítette és gyorsabbá tette az információcserét az egyénekkel az egész világon. Sajnos a hagyományos társadalmi kegyelemek és a jó ítélet elengedése az út mentén jött a sietve, hogy barátainkat, ötleteiket hangoztassuk vagy egy fontos ügyet lezárjunk. Itt van, amit tudnia kell az e-mail okos használatáról mind a személyes, mind a szakmai életben.
Szörnyek a kibertérben
Az internet egy olyan rosszindulatú újfajta gazembert szülött, aki két kategóriába sorolható: azok, akik kárt akarnak okozni a számítógépnek és azoknak, akik kárt akarnak tenni. Azok, akik el akarják pusztítani az összes adatot a rendszereden, az e-mailekhez csatolt gyorshatású vírusok révén, amelyek vagy egy érdekes horoggal kísértenek a témában ("Gratulálok! valakitől, akit ismer ("Hé! Tudtad megkapni az ebédről jövő héten?"). Ami az utóbbitól annyira rejtélyes, hogy a felszínen a feladó jogszerűnek tűnik, de az e-mail megnyitásakor a fogadó felkérést kap arra, hogy kattintson egy olyan linkre, amely gyorsan ellazítja az elektronikus megsemmisítést. Mindazonáltal gyanúsnak kell tekinteni azokat a leveleket, amelyek a bankszámlával kapcsolatos problémákra, a PayPal biztonsági réseire vagy a fogadó közvetlen figyelmét és együttműködését kérő bűnügyi nyomozásra figyelmeztetnek. A másik típusú cyber gazember beszél a chat-szobákban, felszívja a személyes információkat a blogokból, és rendszeres látogató a Facebookon, a MySpace-en és a randihoz kapcsolódó weboldalakon. Az anonimitás miatt, amelyet az internet e-mail felhasználók biztosítanak, fogalmad sincs arról, hogy ez az aranyos srác, akit írtál oda-vissza, és közelebb álltál egy tényleges dátumhoz, valójában egy Harvard-diplomás, a Merrill Lynch-nek dolgozik, és egy Porsche-t vezet, vagy egy sleazy con-művész, aki elárulja a nők bizalmát és hamarosan megüt egy olyan történetet, amely magában foglalja az otthoni és / vagy hitelkártyáinak elérését.
Az irodai berendezések nem megfelelő használata
Egyszer régen azt feltételezték, hogy a legtöbb alkalmazottnak a józan ész, hogy nem a társaság telefonján üvölt a barátja, otthoni használatra szánt irodai felszerelés, vagy a Xerox-gép segítségével többször is kinyomtathatja a regényt. vagy nem titokban írta a munkaidőben. Az azonban problémát jelentett, hogy azokban az esetekben, amikor eljött az ideje, hogy valaki meggyógyítson egy hitelességet, vagy a postaköltségmérőt otthoni üzleti számlák kiállítására használta, a vádlott munkavállaló legegyszerűbb védelme az volt: "Ó, én nem" Nem tudom, hogy ezt nem szabad megtenni. Ez azt eredményezte, hogy egyre több vállalat dolgozott ki eljárási kézikönyveket, amelyek szigorúan meghatározzák, hogy mi a megfelelő és nem megfelelő magatartás. Az internet természetesen számos mai iránymutatásban jelenik meg. Bizonyára elég ártalmatlannak tűnik, hogy egy e-mail viccet, alkalmi pletykákat cseréljenek, vagy azt sugallják, hogy talán a főnök egy titokzatos rube. Az ilyen kommunikáció azonban nemcsak az értékes időt pazarolja, hanem a fellebbezésnek is alávethető, ha a vállalat valaha is részt vesz egy perben. Továbbá, az ismeretlen felektől származó e-mailek között szerepelhet az említett vírusok egyike, és jelentős kockázatot jelenthet a vállalat számára.
Kiváltságos információk
A bizalmasság gyakran veszélyben van, ha úgy döntünk, hogy az e-mail közegén keresztül kommunikálunk egymással. Ellentétben egy olyan betűvel, amelyet el lehet zárni vagy akár a beérkezett címzett olvasása után is meg lehet égetni, az e-mail levelezés véletlenül vagy szándékosan hozzáférhető egy harmadik fél számára. Ez különösen hátrányos a munkaágazatban, ha az e-mail tartalma bizalmas adatokra, beteg / kliens feljegyzésekre vagy a vállalat pénzügyi stabilitására vonatkozó információkra vonatkozik. A biztonság akkor is veszélybe kerül, ha például egy személy hitelkártya-információt vagy szociális biztonsági számot ad az eladónak egy e-mail üzenethez képest, és nem biztonságos webhelyen adja meg az adatokat.
Alkalmi beszélgetés
Mivel az e-mail úgy érzi, mint egy ilyen informális, visszafogott fórum az emberekkel való beszélgetéshez, gyakran ugyanazt a szellemes ismertséget terjeszti ki az összes idegenre, és csoda, hogy miért kapják meg a hideg vállát. Jó példa erre a törekvő szerzők, akik a regényüket egy kiadó szerkesztőjéhez szeretnék hangolni. Ellentétben a régi időkkel, amikor az ilyen helyek mindig másoltak levél formájában, amelyet csatoltak egy öncímzett, bélyegzett borítékkal, sok kiadó felismerte, hogy az elektronikus lekérdezések nemcsak kevesebb fát ölnek meg, hanem lehetővé teszik, hogy sokkal gyorsabban feldolgozzák a beadványok ijesztő terhelését. Ami azonnal kikapcsolja őket, az a rosszindulatú e-mail, amely "Hi, Emily" -től indul, mintha a feladó már évek óta ismeri Emily-t. Figyelembe véve, hogy valószínűleg nem tudná Emily-t, ha elmenné az utcán, akkor arrogáns azt feltételezni, hogy egy e-mail bevezető azonnali ajtó a barátsághoz, vagy hogy a feladó képes nyilvánosságra hozni a szakmai protokoll határain kívül eső személyes adatokat. Amíg a címzett nem hívja fel a keresztnevét, mindig bölcs dolog a formalitás oldalán. Szintén célszerű formázni a levelet a számítógép képernyőjén, ahogyan azt egy levelet is kinyomtatná és elküldte. Ez azt jelenti, hogy megőrzi a furcsa betűtípusokat és a smiley-ikont azoknak a barátoknak és családoknak, akik már ismerik Önt.
Az ablak helyesírása
Az e-mail cserék és azonnali üzenetküldés informális jellegének megfelelően úgy tűnik, hogy sok ember számára kifogást adott, hogy ne helyesbítse a tartalmát a helyesírási és nyelvtani hibákért. "Ó, ez csak egy e-mail" - mondják. "Ez nem olyan, mintha valaki igazán érdekelne, vagy van ideje, hogy elkapjon minden kis dolgot." Amit azonban nem vesznek figyelembe, az az, hogy az e-mail az a büszkeség - vagy annak hiánya - tükrözi, hogy saját munkájukban vesz részt. Mivel soha nem tudhatod, hogy hányan fogják látni a szándékolt címzett mellett, meggyőződhet róla, hogy a lehető legrövidebb legyen a hiba, mielőtt a küldés gombra kattint.
szempontok
Szomorú kommentár a társadalmunkról, hogy annyi ember használja az internet névtelen jellegét, hogy kegyetlen, sérült és ördögi e-maileket küldjön. Az a tény, hogy több e-mail fiókon keresztül „arctalan” személyeket tudnak elfogadni, lehetővé tették számukra, hogy elrejtsék a valódi identitásaikat a hamis monikerek mögött, és szabadon engedjék, hogy valószínűleg túlságosan zavarba jussanak személyesen. Ebben az esetben egy szó van az e-mail használatáról: ha nem valami, amit nem szeretne egy személyes beszélgetéshez, akkor valószínűleg nem is kell e-mailbe kerülnie. Az e-mail etikettre vonatkozó további tippek - valamint tanácsok arra, hogy biztonságban maradhassanak egy elektronikus médiumban - látogasson el a cikk végén található linkekre.
Szigetjelleg
Végül, de nem utolsósorban az e-mail hatással volt a vágyunkra és arra, hogy képesek vagyunk egymással kommunikálni a tényleges arcidőn keresztül. Ahelyett, hogy ebédre és felzárkózásra találkoznának egy barátjával, kevésbé vált szét az e-chatre. Ahelyett, hogy egy telefont felvett volna, vagy üdvözlőkártyát írt volna, kényelmesebb lett egy e-mail üzenetküldés. Még köszönöm a ajándékokat, vagy egy kellemes vacsorát azonnali üzenetek váltottak fel. A leginkább zavaró azonban az, hogy a fiatalabb generáció kényelmesebbé vált a billentyűzeten való beszélgetésen, mint a szociális helyzetekben másokkal való kapcsolat. Ez viszont negatív hatással lesz a verbális készségekre, a testbeszédre és az önbecsülésre. Végül is, ha bármilyen internetes identitást feltételezhet, nincs ok arra, hogy dolgozzon azon, hogy kitaláljuk, ki vagy valójában személy.
