Bárki, aki egy irodában dolgozik, vagy azt kezeli, megérti az irodaszerek jegyzékének fenntartásának fontosságát. Semmi sem éri el a munka előrehaladását gyorsabban, mint az alapok, mint például tollak, festékkazetták, papír és borítékok. Ha már rendelkezésre áll a készletek, fontos a kiadások és a felhasználás nyomon követése az alapvető készletgazdálkodás néhány egyszerű szabályának követésével.
Portás
A jó készletgazdálkodás egyik első szabálya annak biztosítása, hogy menedzsere legyen. Adjon meg egy kaput. A leltár sikeres karbantartása azt jelenti, hogy tudjuk, mi van rajta, és mennyi ideig volt ott, rögzítve a leltár értékét és a nyomon követést, amikor az elhagyja az ellátási területet. Az irodai kellékek sok apró elemet tartalmaznak, amelyek könnyen eltűnhetnek. A leltárt olyan biztonságos helyen kell tartani, ahol csak néhány kulcsfontosságú alkalmazottal lehet hozzáférni. Tartson naplót a kiadott tételekről és a cserélt elemekről.
FIFO
A FIFO rövidítése az első, az első. Ez a számviteli kifejezés a készlet értékének jelentésére és annak biztosítására, hogy először az első vásárolt elemeket használják fel, így az érték pontos marad. Ez egy okos módja annak, hogy megakadályozzuk, hogy a leltár öregedjen, elavuljon vagy elavuljon. Először az elsőként megvásárolt elemeket kell használni. A cserealkatrész megvásárlása után tegye le a régebbi leltár mögött, és utasítsa a dolgozókat, hogy vegye igénybe a készleteket. A tintával ellátott elemek kiszáradhatnak, a papír sárga és a berendezések alkatrészei elavulhatnak. Használja a FIFO módszert a hulladék csökkentésére és a készlet frissítésére.
Tőkeáttétel vásárlása
Az irodai felszerelések leltárának megőrzése lehetőséget ad arra, hogy nagyobb mennyiségeket vásároljon, ami kedvezményes megtakarítást jelent. Ezek a megtakarítások gyorsan felhalmozódnak, amikor a legnépszerűbb tételek vásárolják. Ha az összes irodai ellátási igényt egyetlen eladónak ítéli oda, akkor a vásárlóerővel is megegyezhet a kisebb vásárlások megtakarításairól. Teljes mértékben kihasználja a beszállítók által kínált jutalmazási programokat. Az irodai ellátási üzletág versenyképes, ezért használja az ajánlattételi eljárást annak meghatározására, hogy melyik cégnek van a legjobb programja az Ön igényeinek megfelelően.
Szervezet
A készletgazdálkodás kulcsa az ellátás megszervezése. Ahhoz, hogy a rendszer hatékony legyen, a munkavállalóknak képesnek kell lenniük ahhoz, hogy hozzáférjenek ahhoz, amire szükségük van. A kellékeket a leggyakrabban használt tárgyakkal szemvédelemben és könnyen elérhető helyen kell elhelyezni. A magasabb polcokon kisebb mennyiségben használt tételek vannak, de ne felejtsük el őket. Készítsen leltárlistát arról, hogy mi van raktáron és hol található. Tartsa tisztán és rendezetten a területet. Cserélje ki az elemeket elegendő idővel, hogy ne maradjon ki, különösen a kritikus elemeket. Rendszeresen tisztítsa meg az elavult elemeket.
