A számláknak meg kell adniuk a dátumokat, hogy tisztázzák mind a kibocsátó, mind a címzett kötelezettségeit. A számla dátuma a dokumentum kibocsátásának dátuma - nem feltétlenül a termékek vagy szolgáltatások nyújtásának időpontja. A fizetési feltételeket ezen időponthoz képest értelmezik. A dátum egyfajta egyéni számlák rögzítése és megkülönböztetése is. A számla időpontjainak megzavarása és a számla megbízható dokumentumának megakadályozása érdekében a számlázási időpontokat kiemelten kell megjeleníteni.
Fizetési feltételek
A számlák tartalmazzák az áruk szállítására vagy a fizetés várakozására vonatkozó ütemtervet. A "nettó 30 nap" fizetési határidejét például a számla dátumától számítják ki, hogy a fizetés a számla dátumától számított 30 napon belül esedékessé váljon. A szállítmány dátuma lehet a számla dátuma, ha a számlát ugyanazon a napon, amikor az árut szállították. Ha a fizetés késedelmes, a vállalkozások a számlázási dátumban megadott időkeretet és a gyűjtési tevékenység elfogadásának feltételeit támasztják alá. Ha az ügyfelek kedvezményt kapnak a korai fizetésért, ezek a dátumok meghatározzák, hogy a számlát a bónusz megszerzéséhez megfelelő időben fizették-e ki.
Számla-nyilvántartás
Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek sok számlát küldenek, rendelkeznie kell egy olyan rendszerrel, amely egyedi elszámolási számokat generál minden egyes értékesítéshez. A szekvenciális számozási rendszer biztosítja, hogy a számlákat a gyártás és fizetés során könnyen nyomon követhessék, még akkor is, ha ugyanazon számlázási dátummal több számlát állítanak elő.
