A legjobb módja annak, hogy a szervezetnek adományokat kérjen, hogy személyesen kérdezze meg az embereket. Ha nem küldhet munkavállalókat, hogy álljon a helyi szupermarket előtt, vagy ajtótól-ajtóig, a következő legjobb lehetőség az, hogy levelet írjon, amely magyarázza az okait és személyesen adományokat kér. Csakúgy, mint minden értékesítési levél, az adományozó levélnek meg kell ragadnia a közönség érdeklődését, és szimpátiát kell szereznie, vagy nem fogják tovább olvasni a levelet, és nem adnak adományt az ügyednek.
Kezdje el a levelet a dátum beírásával. Hagyja át a szóközt, és írja be a címzett nevét és címét külön sorokra. Ugrás egy további sorra, és írja be a "Tisztelt Mr./Ms. Ha van egy levelezési listája, használja a szövegszerkesztő program levelező funkcióját a címzett nevének és címének beillesztéséhez a belső címre, valamint az üdvözlő névre.
Kezdje a betűt meglepő tényekkel vagy statisztikákkal, vagy egy másik nyilatkozattal, amely azonnal elkapja az olvasó figyelmét. Például, ha olyan levelet írtál, amely adományokat kér a térség családjait kiszolgáló leveskonyhához, írhatod: "Tudtad, hogy minden hatodik gyermekünk városunkban éhes minden este?" Sok olvasó fogja meglepni ezt a kijelentést, és továbbra is olvasni fogja a levelet.
Magyarázd el a programodat és mit csinálsz. Adjon konkrét, konkrét példákat arra vonatkozóan, hogy a program hogyan segít másoknak, vagy elvégzi a funkcióját, így a címzett láthatja, hogy hogyan fogják használni a pénzüket. Ha a pénz részben hasznot húzna a szervezetnek, magyarázza el, hogy az adományuk mennyi lesz az oka, és mennyi lenne az általános költség, mint például az adminisztratív díjak.
Kérjen egy bizonyos összeget. Ha a közönség nem vagyon gazdag, vagy csak egy kis összegű adományozónak van szüksége, hogy segítsen az ügyben, kérjen egy kis összeget, például 5,00 dollárt, és javasolja, hogy az olvasó többet adjon. A levél címzettjei nagyobb valószínűséggel adományoznak, ha elfogadható mennyiségű pénzt kérnek, amit a legtöbb ember megengedhet.
Zárja be a levelét, és ismételje meg a segítségnyújtás iránti igényét és az adományozás szükségességét. Javasoljuk, hogy még egy kis adomány is hogyan változtathat, és mondja el nekik, hogyan kell adományozni.
Írja be a "Sincerely" -t, és hagyja ki a három sort. Írja be a teljes nevét és címét. Nyomtassa ki a levelét a szervezet fejléces fejlécére, és írjon alá minden betűt a beírt név fölé. Ha túl sok levelet küld egyénileg aláírni, írja be az aláírás grafikáját a levélfájlba, vagy bélyegzőt készítsen az aláírásával.
