Az adománygyűjtő események a kis társadalmi és tematikus gálaiktól a nyilvános eseményekig terjednek. P. Burke Keegan, a "Nonprofitok finanszírozása" szerzője szerint az esemény tervezése előtt meg kell tudnia azonosítani a résztvevők 50 százalékát egy kis magángyűjtésre. Az extravagánsra 35 százalékot tesz, mondja. Bár a közlemény a papírban minden nyilvános résztvevőt vonz a nyilvános parkba, a nagy pénzügyi elkötelezettséget igénylő események vagy korlátozott vendéglisták személyes meghívást igényelnek, hogy biztosítsák ennek a főcsoportnak a részvételét.
Válassza ki a formátumot. Foglaljon részletes többoldalas leveleket a lehetséges esemény-szponzorok vagy a főbb donorok számára. Az aktuális vendéglista esetében az egyén vagy a pár jelenléte az eseményen továbbra is az elsődleges cél. Válasszon ki egy nyomtatott vagy gravírozott egylapos kártyát a legformálisabb eseményekhez. Alkalmi ruhákhoz elegendő nyomtatott levél.
Nyissuk meg a meghívást egy üdvözléssel vagy bejelentéssel. A levél címét az egyén társadalmi címével, például Dr., Mr., Ms. vagy Miss címmel címezze meg. Ha a meghívás nem személyre szabott, akkor hagyja el az egyén nevét, és kezdje el a szervezet üzenetét. Például: "A Widget Gyűjtő Alapítvány szívélyesen meghívja Önt, hogy részt vegyen a Csillagok alatt."
Bővítse az esemény részleteit. Adja meg az esemény formátumát és célját, például: "Egy hivatalos vacsora, amely bevételekkel jár a WCF Outreach programjához." Bízza meg a címzettet olyan hírekkel, hogy a híresség a szertartások mestere, vagy egy főszónok.
Adja meg az időt, a dátumot és a helyet. A résztvevők kérése válaszol egy adott önkéntes vagy jótékonysági alkalmazottra vagy egy speciális e-mail címre.
Sorolja fel a regisztrációs díjat. Jelölje meg, hogy az egyénre, pártra, asztalra vagy csapatra vonatkozik-e. Jelentse be a kedvezményes jegyvásárlásra megállapított kedvezményeket.
Adja meg a helyszín fő számát, hogy az elveszett résztvevők az esemény napján tisztázhassák az utasításokat. Tisztázza a szám célját. Írjunk például: "Csak irányokhoz". Alternatívaként nyomtasson egy kis térképet a levél hátoldalán, vagy tartalmazzon egy kis térképbetétet egy meghívókártyán belül.
Zárjon egy horoggal. A rally felkérte, hogy vegyenek részt egy utolsó jogalappal. Emlékeztesse őket, hogy miért fontos az esemény. Például: "Mentse össze a kutyákat Orange megyében."
