A könyvelés egyszerű lenne, ha csak néhány sorra csökkentené a pénzügyi kimutatásokat: a havi pénz, a költött pénz, itt van, ami maradt, és ez az eszközünk értéke. Egyszerű, de nem rendkívül informatív. Míg a számviteli elvek némelyike bonyolult, a számlák osztályozása alapvető: A különböző típusú adósságok, bevételek és eszközök számláinak létrehozásával a számvitel több információt nyújt a vállalatról. Ez a főkönyvet és a pénzügyi kimutatást a vezetők, a befektetők és a hitelezők számára hasznosabbá teszi.
Felvétel a számvitelben
A könyvelésben minden tranzakció, a másolópapír megvásárlása és az 1 millió dollár értékű készlet értékesítése között, a vállalat főkönyve. A számvitelben történő felvétel jelentősége az, hogy a tranzakciók írása pontosan tartja a dolgokat. A vállalat vezetése láthatja, hogy a vállalat hogyan működik, és hogy többet keres, mint amennyit költ. A befektetők és a hitelezők áttekinthetik a könyveket és a pénzügyi kimutatásokat, és eldönthetik, hogy a vállalat megbízhat-e a pénzükkel.
A tranzakciók rögzítésének legegyszerűbb módja, hogy könyvelési naplóba írjuk őket, és ennek megfelelően módosítsuk a különböző fiókosztályozásokat. Ha azt mondjuk, hogy az Önnek 500 dollárral tartozó ügyfél fizeti a számlát, ami két osztályra, a követelésekre (most 500 dollár kisebb) és készpénzre (500 dollár) érinti. Minden egyes tranzakció belépése időbe telik, és növeli a hibák lehetőségét. Számviteli szoftverekkel a könyvelők egyszerűen rögzíthetik a szoftverbe, amikor a vállalat eladja a szállítói számlát vagy a fizetési csekkeket. Ezután a szoftver automatikusan elszámolja vagy jóváírja a megfelelő fiókosztályozásokat.
A számlák osztályozása bonyolultabbá teszi a könyvelést, de informatívabb és részletesebb. Bizonyos szempontból egyszerűbbé teszi az elszámolást az úton. Tegyük fel, hogy megvásárolt egy számítógépes szoftverek széles körű könyvtárát. Minden szoftver fix, immateriális eszköz. Ha a szoftver életkor miatt elvesztett értékcsökkenést követel, az összes szoftver értékcsökkenése nagyjából ugyanolyan mértékű. Minden program rögzítése egy eszközosztályba egyszerűvé teszi az értékcsökkenés alkalmazását az egész osztályra.
A számlák osztályozása
Fiókjainak besorolása összevonja a pénzügyeit különböző kategóriákba a főkönyveiben és a pénzügyi kimutatásokban. Ez több tág osztályba sorolja be a rekordokat.
- Eszközfiókok: Ez a lista tartalmazza az üzlet tulajdonát és berendezéseit, földről készpénzre, szabadalmakra és többre.
- Felelősségi számlákEzek közé tartoznak a vállalat által fizetendő pénzek, de még nem fizettek, mint például a fizetendő számlák, jelzáloghitelek, hitelek és egyéb kifizetetlen számlák.
- Tőke- vagy tulajdonosi tőkeszámlák: Ez a tulajdonosi részesedés, amelyet a tulajdonos, a tulajdonos vagy a részvényesek birtokolnak az üzletben. A tőke emelkedik és csökken az eszközök értékével és az adósság összegével.
- Visszavonási számlák: Ez magában foglalja a vállalkozások tulajdonosai által személyes használatra szánt pénzt. Ez magában foglalja a partnerségek és a társaságok osztalékszámláit.
- Bevételi számlák: Ezek jelentik és nyomon követik az áruk vagy szolgáltatások értékesítéséből származó bevételeket. Ide tartoznak a nem működő bevételek is, mint például a hitelekből vagy a befektetésekből származó bevételek.
- Költségszámla: Ez magában foglalja a béreket, a bérleti díjakat, a béreket, az ellátásokat és az egyéb kiadásokat.
A számlák osztályozása sokkal részletesebb. Az eszközosztályozás például felosztja az eszközszámlákat több alkategóriára:
- Készpénz: Ez magában foglalja a pénzt a számlák, a betétszámlák és a cég apró készpénzének ellenőrzésében.
- követelések: Kivéve, ha a könyvelését szigorúan készpénzes alapon futtatja, a pénzt akkor kapja meg, ha azt megkapja, nem pedig akkor, amikor megkapja. Mondja el, hogy 1500 dollár értékű készletet értékesít egy ügyfélnek, de 30 napot fizet nekik. Az 1.500 dollárról azonnal értesíted, amint megkapod. Ez a mérlegben az eredménykimutatás és a követelések (eszköz) bevételének minősül.
- Leltár: Ebbe a kategóriába tartoznak az eladásra szánt áruk, részben kész áruk és nyersanyagok.
- Befektetett eszközök: Ez az eszközosztályozás a megvásárolt dolgokat tartalmazza, amelyeket nem lehet könnyen készpénzre fordítani, ahogyan azt a készlet teszi. Az eszközöket tartósan tartják, ellentétben az irodai eszközökkel. Az állóeszközök közé tartoznak például a számítógépek, autók, bútorok, épületek és föld.
Az osztályozás az eszközöket a jelenlegi és a hosszú távú kategóriák között is elválasztja. A forgóeszközök azok, amelyeket az elkövetkező évben fel fognak használni. A hosszú távú eszközök a következő 12 hónapot meghaladják. A könyvelők a tárgyi és immateriális javakat is külön osztályozzák. A tárgyi eszközök közé tartoznak a fizikai tárgyak, mint például a teherautók, a 3D nyomtatók és a leltár. Az immateriális javak nem fizikai tulajdonságok, mint például a szabadalmak, a szerzői jogok és a vevői goodwill.
Besorolás és pénzügyi kimutatások
A könyvelésben történő felvétel másik jelentősége, hogy a főkönyvekben rögzített adatok végül a pénzügyi kimutatások alapjává válnak. A három pénzügyi kimutatás a vállalat pénzügyi nyilvántartásait különböző módon konszolidálja, és a számlákat különböző módon osztályozza.
A mérlegnek három nagy számviteli osztálya van: az eszközök, a kötelezettségek és a tulajdonos saját tőkéje, ami a követelések levonása után maradt. A számlák besorolása általában tovább osztja azokat, olyan tételekre, mint például az eredménytartalék, a követelések, a rövid lejáratú kötelezettségek és a hosszú lejáratú kötelezettségek. Nem kell minden lehetséges eszközosztályozást vagy felelősségi besorolást használni a mérlegen. Ha, mondjuk, a vállalatnak soha nem volt immateriális javára, akkor nem kell „Immateriális javak: 0 $” -ot írni ahhoz, hogy ezt jelezze. A társaság eszközeinek és kötelezettségeinek összehasonlításával a mérleg áttekintést ad a vállalkozás pénzügyi helyzetéről.
Az eredménykimutatás a nyereségességet mutatja: mennyi bevételt ér el a vállalat minden hónapban? Az eredménykimutatás osztályozása tartalmazza az értékesítési bevételeket, az eladott áruk költségét és a nem működő árbevételt. A nem működő bevételek osztályokba sorolhatók, például kamat, bérleti díj és osztalékbevétel. A bevételosztályozás lebontása így megkülönbözteti az üzletágból származó bevételeket és a jó befektetésekből származó bevételt. Bárki, aki arra gondolt, hogy pénzt költsön be a vállalatába, tudni akarja, hogy a termékek vagy szolgáltatások pénzt keresnek-e, így segít abban, hogy megkülönböztessék a jövedelmet más forrásoktól.
Azoknak a vállalkozásoknak, amelyek csak készpénzes tranzakciókat jegyeznek fel, nincs szükség cash flow kimutatásra. Az eredményszemléletű könyvelést alkalmazó vállalkozásoknak szükségük van egyre, mivel az eredménykimutatás nyilvántartja az eladásokat és a vásárlásokat, nem pedig készpénzes kifizetéseket. Nyomon követheti, hogy mennyi készpénz költözik be a vállalatba, és megmutatja, hogy a vállalatnak elegendő pénz áll-e rendelkezésre a hitelkifizetések vagy a bérszámfejtés fedezésére. Ha a beáramló pénz lényegesen kevesebb, mint a jövedelem, akkor a vállalat nem tud jó munkát gyűjteni a követelésekre. A pénzforgalmi besorolások közé tartoznak a befektetésekből származó készpénz, a műveletekből származó készpénz és a finanszírozásból származó készpénz.
A számlák osztályba sorolása segít a számviteli osztálynak a pénzügyi kimutatások elkészítésében. Ha az eszközök értékesítése és megvásárlása megfelelő módon lett rögzítve, az könnyebbé teszi a mérlegben jelentendő eszközök osztályozását.
A számlák jegyzéke kulcsfontosságú része a főkönyvek pénzügyi kimutatásokra való átalakításának. A diagram a főkönyvben használt összes fiók listája, minden számot azonosítva. A számviteli szoftver a táblázatot használja a számlák azonosítására, mint például a bevétel, a törzsrészvény, a készpénz és az értékcsökkenés, amelyet a mérleg elkészítéséhez fel kell venni.
Amikor elkészíti a számlákat a számlákhoz, állítsa be úgy, hogy több éven át nem kell változtatnia. Ha, mondjuk, nem rendelkezik épületekkel, de azt tervezed, hogy jövőre vásárolsz, érdemes ezt az eszközosztályt felvenni a diagramba. Ne tartalmazzon osztályokat, amelyeket nem tervez használni. Ha cége szolgáltatásokat nyújt, és nincs készlete, akkor nincs ok arra, hogy például vegyen fel egy leltár-besorolást a diagramba. Ha csak olyan számlák vannak, amelyek csak kis összegeket tartalmaznak, akkor tekintse át, hogy más fiókosztályokba is-e őket. Ez megakadályozza, hogy a diagram túlságosan bonyolult legyen.
