Hogyan írjunk normál működési eljárást. Szabványos működési eljárás vagy "SOP" egy olyan dokumentum, amely utasításokat tartalmaz a feladat végrehajtására. Biztosítja, hogy a rutinszerű munkák biztonságosan és a vonatkozó előírásoknak megfelelően kerüljenek végrehajtásra. Az alábbi lépéseket követve írhat egy hiteles Standard működési eljárást.
Kérje meg a SOP-ot használó alkalmazottakat a munkájuk elvégzésének módjáról. Várja meg, hogy a dokumentum több tervezeten megy keresztül, mielőtt egy végleges létrehozásra kerülne. A munkavállalók maguk is felülvizsgálják a tervezeteket további javaslatokra.
Készítse elő az első tervezetet. A tervezetnek fel kell tüntetnie az eljárás minden szükséges lépését. Határozzuk meg, hogy a nagyobb lépések kisebb lépésekre bonthatók-e. Hozzon létre egy egyszerű folyamatábrát, amely értékes első tervezetként szolgál.
Írja be az első oldalt, beleértve egy rövid bevezetőt is, amely áttekintést ad a teljes munkáról. Ily módon az alkalmazottak, akik általában egy lépést olvasnak és végeznek el, először meg kell először megnézniük a munkát az elejétől a végéig.
Készítsen egy fejlécet az első oldalon. Ennek tartalmaznia kell a cég nevét és az üzleti egység logóját, a dokumentum címét, a létrehozás dátumát és a dokumentum-ellenőrző személyzet által meghatározott dokumentumszámot. Szintén tartalmazzon a változásvezérlés által generált kibocsátási számot.
Hozzon létre egy táblázatot közvetlenül a "Történelem és jóváhagyások módosítása" címsor alatt. Adjon meg oszlopokat az SOP kiadásának dátumához, a változások és az aláírások leírását az SOP kezdeményezőhöz, az osztályvezetőhöz és a minőségellenőrzési vezetőhöz. A változások leírása röviden összefoglalja a SOP létrehozása óta történt módosításokat. Minden felülvizsgálatot kezdeményezőjének alá kell írnia.
Kezdje a második oldalt a SOP céljával. Tartalmazza annak alkalmazási körét, a dokumentum tartalmát, a SOP-ban használt kifejezések és rövidítések meghatározásait, az eljárásban részt vevő személyzet felelősségét és az SOP által hivatkozott dokumentumokra, például a kereskedelmi szabványokra vonatkozó hivatkozásokat.
Befejezze az SOP-t az eljárás rövid ismertetésével. Használjon egyszerű nyelvet, és kerülje el, hogy ugyanabban a mondatban több lépést írjon le. Miután a feladat részletes volt, töltse le a dokumentumot, és írja alá azt a megfelelő szabályozó személyzet. E-mailben küldje el a SOP-t a dokumentumellenőrzési osztálynak és az eljárás végrehajtásáért felelős vezetőnek.
