Az üzleti találkozók ütemezést, szervezést, vezetést, nyilvántartást és nyomon követést igényelnek. A projekt jövedelmezősége attól függ, hogy milyen döntéshozatal és cselekvés fog megvalósulni az ülésből lehetséges együttműködésből.
A szükséges elemek
-
Napirend
-
Tárgyaló
Készítse el az ülés napirendjét. A napirend az összes olyan kérdés vázlata, amely a projekt vagy a célok eléréséhez szükséges döntések megvitatását igényli. Sorolja fel az összes ismert problémát tömör vázlatformátumban a pontokkal. Miután elkészítette a napirendet, tudni fogja a problémákat, és akkor tudni fogja, hogy ki kell részt venni az ülésen.
Küldj egy tömeges e-mailt, vagy hívj fel minden olyan személyt, akinek részt kell venned az ülésen, és kérheted az elérhetőségüket egy héten keresztül, ha több résztvevője van. Ez önmagában is meglehetősen ijesztő kihívást jelenthet, ha elfoglalt menetrendeket tesz. Miután mindenki elérhető, keresse meg a rendelkezésre álló dátum és idő ütemezéseit. Tervezzen elegendő időt a találkozó megtartására, és értesítést küldjön az összes résztvevőnek az ülés időpontjáról, kezdési időpontjáról, befejezési időpontjáról és helyéről, valamint a napirend másolatát.
Az ülésre való felkészülés során a napirend másolatát az összes résztvevőnek meg kell osztani az esetlegesen vitatott dokumentumokkal együtt. A megjelenítő tábláknak és a teljesítménypontok bemutatásának készen kell állnia a festőállványok és a szükséges kivetítők, laptopok és képernyők megjelenítéséhez. A találkozó szervezőjének készen kell állnia arra, hogy vezesse az ülést, és egy jegyzőkönyvvezetőnek vegyen részt az ülésen, hogy jegyzeteket készítsen.
A találkozó szervezőjének / vezetőjének meg kell tartania a vitát. A megbeszélés elkerülhetetlenül tangenciális kérdésekre és a témán kívüli megbeszélésekre vezet, így a vezetőnek gondoskodnia kell arról, hogy a vita végül visszatérjen a napirendi pontokhoz. A vezetőnek nyomon kell követnie az időt, és meg kell őriznie a vitát, hogy elérje az összes napirendi pontot. A vezetőnek röviden ismertetnie kell a napirendi pontokat a vita megkezdéséhez, és kérdéseket kell feltennie, vagy kérnie kell a résztvevők hozzájárulását a szükséges információk megszerzéséhez. A vezetőnek minden egyes cselekvési pontot meg kell kötnie az elem befejezéséért felelős személyrel és a teljesítés várható ütemezésével.
Amint az összes napirendi pont megkötésre kerül, a csoportnak szükség esetén nyomon követési ülést kell készítenie, vagy rendszeresen megrendezett üléseket kell ütemeznie egy megállapodott napon és időben.
A nyilvántartás-nyilvántartónak jegyzeteket kell összeállítania egy vázlatos formában rendezett jegyzőkönyvbe. A jegyzőkönyvtervezetet ezután meg kell küldeni a találkozó résztvevőinek, hogy észrevételeket, javításokat vagy változtatásokat kérjenek. A záró értekezlet jegyzőkönyveit ezután meg kell osztani a résztvevőknek, és a nyomon követési műveletekhez, valamint szükség esetén a következő ülés napirendjének alapjául kell használni.
