Az üzleti világban többféle költség is felmerülhet napi szinten. Ahelyett, hogy megvásárolná a vételi megbízást, hogy megvásárolja ezeket az elemeket, sok vállalkozás egy kis pénzeszközt használ. A kis pénzeszköz olyan pénzösszeg, amelyet egy vállalkozás kis, különféle vásárlásokhoz használ.
Petty Cash tranzakció
Az apró készpénzügylet olyan, amelyben az alkalmazott vagy a vállalkozás tulajdonosa pénzt vesz ki a kis pénzalapból annak érdekében, hogy valamit vásároljon a vállalkozás számára. Amikor az egyén pénzt vesz ki a kis pénzeszközből, megjegyzi, hogy a kis pénzeszköz-főkönyvi lapon. A vásárlást ezután a vállalkozás számára lehet megtenni, és a fennmaradó pénzt vissza lehet vinni a kis pénzeszközbe. A kis pénzeszközöket gyakran egy vállalkozás tulajdonosa hozza létre, aki egyszerűen ír egy üzleti csekket készpénzre.
Petty Cash Purchases
A pénz egy kis pénzeszközben több célra is felhasználható egy vállalkozás rendszeres működésében. Például a legtöbb vállalkozásnak véletlenszerű beszerzést kell vásárolnia, például postai bélyegeket, borítékokat, papírt vagy tollakat. Egyes irodák apró készpénzzel fizetnek az alkalmi irodai ebédek, a parkolási díjak vagy a nap folyamán felmerülő egyéb költségekért. Az üzlet tulajdonosa vagy a tanszék vezetője általában meghatározza a pénzeszközökre vonatkozó szabványokat.
Petty Cash követése
A munkavállalók rendelkezésére álló készpénzmennyiség bizonyos felügyeletet igényel annak biztosítására, hogy az alap ne kerüljön visszaélésre. Jellemzően a letétkezelő felelős a kispénz-alapért. Akkor, amikor valaki a pénz egy részét akarja használni, ki kell töltenie egy utalványt vagy más, a kifizetést kérő űrlapot. A vásárlás után az egyénnek vissza kell térítenie a tranzakció átvételét az apró pénzeszköz-kezelőnek. Ily módon a letétkezelő pontosan nyomon tudja követni, hogy hol tart a pénz.
Célja
A kis pénzalap létrehozásának elsődleges célja az idő és az erőfeszítés megtakarítása. Kicsi készpénzes alap nélkül az üzleti ellenőrzések megírásáért felelős személynek végül sok ellenőrzést kell írnia a művelet során. Ahelyett, hogy ezt megtenné, az egyén rendszeres időközönként készpénzben írhat egy csekket készpénzre, majd engedheti meg, hogy a letétkezelő felügyelje a készpénz mennyiségét. Ez csökkenti az érintett munka mennyiségét és kevesebb tranzakciót eredményez.
