Az üzleti követelmények dokumentumai megmagyarázzák, hogy mit kell tennie egy vállalkozásnak a meglévő problémák megoldásához és / vagy új képességek megszerzéséhez. Ezek a dokumentumok azonban nem írják le, hogyan kell végrehajtani a megoldást - ez egy későbbi lépés. Az üzleti elemzők a cégre és iparágára vonatkozó kiterjedt kutatások elvégzése után elkészítik a dokumentáció követelményeit. A kutatásnak kiterjedt kommunikációt kell tartalmaznia az érdekelt felekkel a dokumentum hatálya szempontjából.
Üzleti célok
Bár a vállalat üzleti céljainak térd-jerk leírása „a pénz megteremtése”, a célok gyakran összetettebbek és képzettebbek. Az üzleti célok dokumentálásának jó helyszíne, hogy megvizsgálja a vállalati misszió nyilatkozatát, amely megmagyarázza a vállalat alapvető értékeit, a piacokat, ahol versenyezni kíván, a menedzsment filozófiáját és azt, amit a pénz megteremtése után szeretne elérni. Például egy küldetésnyilatkozat azt jelezheti, hogy egy vállalat olyan innovatív megoldásokat kíván létrehozni, amelyek jelentős társadalmi értékkel bírnak.
Hatály meghatározása
Alapvető fontosságú, hogy azonosítsuk a követelmények dokumentuma alkalmazási körét, hogy egy adott problématerületet kezeljen. A dokumentumok szponzorálása gyakran szervezeti jellegű, ami korlátozza a projekt hatókörét. Például a hajózási osztály üzleti igényű dokumentumot tehet fel a késői szállítások ügyfelei panaszainak spirális száma miatt.
Tények a célokkal való konfliktusban
Az elemző következő feladata az üzleti célokkal ellentétes tények dokumentálása. Tegyük fel például, hogy egy üzleti cél az, hogy vezető szerepet töltsünk be egy adott iparági szegmensben. Ha a vállalat piaci részesedését elveszíti a szegmensben lévő versenytársaknak, az elemző dokumentálja a tényeket, leírja a piaci veszteség nagyságát, a jelenség lehetséges okait, és azonosít egy vagy több olyan üzleti célt, amelyek nem teljesülnek. A szakasz befejezéséhez az elemzőnek össze kell állítania a cél- és ténykonfliktusok átfogó készletét, amelyek logikusan különböző kategóriákba rendeződnek a probléma hatókörén belül.
Aktuális eljárások
A követelménydokumentum következő részében részletezni kell a jelenlegi műveletek és irányelvek egyes aspektusait. Könnyen áthaladhat a fedélzeten, így egy tapasztalt elemző olyan tevékenységekre összpontosít, amelyek hozzájárulnak a probléma hatóköréhez. Például egy elemző leírhatja, hogy a vállalat hogyan kezeli az adatokat és az árukat a megrendelés kézhezvételétől a szállítási dátumig. A leírásban fel kell hívni a figyelmet az esetleges késedelemhez hozzájáruló hiányosságokra. Az elemzők különböző grafikus eszközöket használnak annak érdekében, hogy megmutassák, hogy az adatok, az anyagok és a költségek hogyan terjednek át a szervezeten. Az elemzőnek el kell ismernie a jelenlegi és jövőbeni műveleteket befolyásoló korlátozásokat is.
Szervezzen cselekvésre
Az üzleti követelmények dokumentum utolsó szakasza olyan célkitűzéseket tartalmaz, amelyek leírják, hogy mit kell teljesíteni a célok és a valóság közötti konfliktusok megszüntetése érdekében. Ebben a szakaszban az elemzőnek ellenállnia kell a kísértésnek, hogy részletesen tanácsot adjon a problémák megoldására. Például az elemző felsorolhatja a "csökkentési időt a megrendelések 20 százalékkal történő jóváhagyására", mint üzleti követelményt, de nem "új rendelési rendszer telepítése". Az elemzőnek össze kell állítania a szervezeti egységek és eljárások listáját és diagramjait, amelyeket az üzleti követelmények befolyásolnak. A dokumentumnak tartalmaznia kell a részletes megoldások meghatározására vonatkozó ütemtervet és költségvetést is. Később a projekttervezési dokumentum lehetőséget nyújt a követelmények teljesítésére. Mielőtt ez bekövetkezne, a projekt szponzorának és más érdekelteknek jóvá kell hagyniuk vagy módosítaniuk kell az üzleti követelményeket.
