Egy vállalat esetében a hónap végi beszámolási eljárások pénzmegtakarítók, mert lehetővé teszik az osztályvezetőknek és a funkcionális vezetőknek, hogy meghatározzák, hogy mennyi tartozást ér el az üzlet, és kitalálják a legjobb és leggyorsabb módot a működési számlák megfizetésére. Ezek az eljárások olyan sokrétű tevékenységeket foglalnak magukban, mint a főkönyvi adatok ellenőrzése, a készletek számbavétele és annak meghatározása, hogy melyik szállítónak kell fizetnie, és mely gyártók várhatnak a fizetésre.
Ellenőrizze a főkönyvi adatokat
A hónap végén a vállalati beszámolót fel kell jegyeznie annak megállapítására, hogy a vállalat mennyi tartozást teljesít. A teljes felelősség összegét különféle adatösszefoglalók segítségével fésülheti össze, amelyek közül néhány tartalmaz egy próbaegyenleget, a szállítói folyóiratokat és egy mérleget. Vegyük a teljes adósságszámot, állítsuk be a beszállítói kötelezettségeket a pénzkötelezett hitelezőktől függetlenül, határozzuk meg, hogy mennyire tartoznak a vállalkozásoknak az alkalmazottaknak, és kiszámítsák a pénzátutalásokat a szolgáltatók - például földesurak, biztosítótársaságok, közüzemi cégek és karbantartási vállalkozók - küldéséhez.
Számlázási készletek
Miután megvan a vállalat teljes felelősségének összege, ellenőrizze, hogy minden összetevő pontos-e. A hitelnyilatkozat-adatok és a szolgáltatói számlák összegének pontosságának ellenőrzése egyszerű - egyszerűen csak a hónap végén kapott számlákra utaljon. Bizonyos esetekben meggyőződhetünk arról, hogy a készletekbevételekért fizetendő pénz helyes lehet - ezért lehet, hogy vállalati raktárakba kell mennie, fel kell töltenie a raktárkészítők segítségét, számba kell vennie a készletelemeket egyenként, és össze kell egyeztetnie a fizikai számot a feltüntetett összeggel a szállítói számlákon.
Fizetési prioritás meghatározása
Ha egy cég beszámolói részlegén dolgozik, a hónap végi időszakban a számlák ellenőrzése, elemzése és fizetési frontjain felléphetnek. Készítsen egy öregedési ütemtervet, hogy megtudja, hány nap van hátra a vállalkozás a kifizetésekben. Különös figyelmet szenteljen a szállítónak a "60 napos késedelmes" és "90 napos késedelmes" kategóriákban - azok, akiktől hamarosan megkérdőjelezhetjük a gyűjtött hívásokat, ha még nem. Ellenőrizze a felügyelőjét, hogy a működési vagy likviditási prioritás alapján hozza létre a fizetendő beszállítók hivatalos listáját, és továbbítsa ezt a listát a vállalati kincstári osztálynak.
Készítsen utólagos átutalási kötelezettséget jelentést
Miután a vállalat fizet az eladónak, a számviteli osztály személyzete általában fizetés utáni átutalási jelentést készít a vállalati kötelezettségek értékelésére és a fizetőképességre, a hitelképességre és a stratégiai menedzsmentre. Az utóbbi gyakorlat fontos annak ellenőrzése érdekében, hogy a szervezet hitelképessége kedvező-e, jobb és szorosabb kapcsolatokat ápoljon a szállítókkal, és biztosítsa, hogy a késedelmes fizetés ne dobja ki a vállalat teljes pénzügyi hírnevét.
