A szállítmány előzetes üzenetei az áruk vásárlóinak adott értesítések, hogy tudják, hogy egy szállítmány úton van. Ezeket a prealerteket elsősorban a tengerentúli hajózásban használják, bár sok más, csak belföldi üzemeltetéssel rendelkező vállalat is használhatja ezeket. A szállítólevél gyakran faxon vagy e-mailben kerül elküldésre az ügyfélnek, aki az árut a várható érkezési dátumot megelőzően néhány nappal megelőzi. Ez az értesítés lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy felkészüljenek az érkezésre.
Ismerje meg a szállítmány előfutásának célját. Sok vállalat prealertet küld az udvariasságból az ügyfélnek. Az ügyfél tájékoztatja a várható szállítások részleteit. Ha Ön cég, amely árut szállít, adjon ügyfeleinek egy ilyen jó közleményt.
Határozza meg az értesítés elküldésének módját. A küldemények előzetes értesítésének leggyakoribb módja e-mailen keresztül történik.
Az értesítés címe. A hirdetés tetején adja meg a „Szállítmány előkészítése” címet. Ha e-mailben elküldi az értesítést, írja be ezt a témakörbe is. Tartalmazzon egy rövid nyilatkozatot, amely elmondja az ügyfélnek, hogy ez arra utal, hogy a megrendelt áruk úton vannak.
Adja meg a megrendelés részleteit. A szállítólevélnek több kulcsfontosságú információt kell tartalmaznia. Egyértelműen meg kell adnia a cég nevét, hogy azonnal értesítse az ügyfelet arról, hogy ki küldi ezt az értesítést. Adja meg a használt szállítási mód típusát, a követési számot és a várható érkezési dátumot.
Adjon meg minden vámkezelési információt. Amikor az árut külföldre szállítják, a befejezéshez számos fontos dokumentum szükséges. Ezeket a nyomtatványokat általában az áru feladója és szállítója tölti ki. A vámügyi dokumentumok biztosítják, hogy az áruk vámkezelésre kerüljenek. A szállítólevél tartalmazza ezt az információt, hogy megmutassa az ügyfélnek a megfelelő űrlapokat. Ha ezek a nyomtatványok nem fejeződtek be megfelelően, a szállítás problémája is előfordulhat.
Csatlakoztasson más fontos dokumentumokat. A szállítmány előzetes bemutatásával sok vállalat gyakran csatol bizonyos dokumentumokat, amelyek magukban foglalhatnak egy fuvarlevelet, kereskedelmi számlát, csomagolási listát vagy anyagbiztonsági adatlapot, amelyet MSDS-nek neveznek.
Adja meg az elérhetőségi adatait. Ez az egyik legfontosabb részlet, amit a szállítmány előzetes tartalmaz. Ez elsősorban egy telefonszámot tartalmaz, amelyet az ügyfél hívhat, ha bármilyen kérdés, gond vagy probléma merül fel.
