Nincs üzleti tevékenység tökéletes. Esélye van arra, hogy a karriered bizonyos pontján olyan problémát találjon, amelyet magasabb szintű menedzseléssel kell kezelni. Sok vállalat arra ösztönzi a panaszjelentések használatát, mint a panasz formális megadásának megfelelő módját. Ezeket a jelentéseket általában a nem megfelelő tranzakciók vagy a vállalatra vonatkozó feltételek kezelésére használják. A panaszbejelentés helyes írása kulcsfontosságú az aggodalom meghallgatásához és a probléma orvoslásához.
A helyzet hátterének kezelése. Adjon olyan kulcsfontosságú információkat, mint amilyen az Ön pozíciója és az írás oka. Közölje meg az elégedetlenség okait.
Kövesse a háttérben a probléma részletesebb leírását. Jelentse az objektív tényeket. Ismertesse a probléma következményeit.
Kommunikáljon, amit kielégítő megoldásnak tart. Magyarázza el, mit vár a másik féltől a helyzet orvoslása érdekében.
Adjon hozzá egy figyelmeztetést, ha úgy érzi, hogy szükséges. Lehet, hogy közölni szeretné a következményeket, ha a másik fél nem vesz részt a probléma megoldásában. Ez a lépés választható, a másik féllel fennálló kapcsolata és a probléma súlyossága alapján.
Végezzünk egy udvarias következtetést, amely az optimista szemléletet fejezi ki a helyzet felé. Közöljünk egyfajta érzést, hogy a problémát mindkét fél javára javítsuk.
tippek
-
Ne feledje, hogy udvariasságot használjon a levélben. Tartózkodjon attól, hogy sértené a másik felet, vagy ellenségeskedjen.
