Egyetlen szövetségi törvény sem írja elő, hogy a magánszektorbeli munkáltatók engedélyezzék a jelenlegi vagy korábbi munkavállalók hozzáférését személyi állományukhoz. Jellemzően a magánszektorbeli alkalmazottak személyi állományai a munkaadó tulajdonát képezik, és néhány vállalat ezt az indokot használja a munkavállalói fájlokhoz való hozzáférés korlátozására. A szövetségi és állami alkalmazottak - a közszférában dolgozók - hozzáférhetnek a hivatalos személyzeti nyilvántartásukhoz.
Személyzeti fájlok
A foglalkoztatási dokumentumok - amelyeket néha alkalmazottak személyi állományának is neveznek - olyan dokumentumokat tartalmaznak, mint a munkavállaló elsődleges alkalmazási kérelme, sürgősségi kapcsolattartási információ, foglalkoztatási jogosultsági formanyomtatványok, teljesítményértékelések, fegyelmi és részvételi nyilvántartások, valamint felügyeleti és vezetői megjegyzések a teljesítmény, a képzés és a foglalkoztatási tevékenységekről. A foglalkoztatási tevékenységek példái a promóciók és a megszüntetések. Bizonyos esetekben a humánerőforrás-osztály hivatalos foglalkoztatási aktát tart fenn, és a munkavállaló felügyelője vagy vezetője tárolói állományt tart fenn. Bár mindkét fájlnak megfelelő információt kell tartalmaznia, a tartalom kissé eltérhet. Például egy osztályfájl nem tartalmazhat az összes papírmunka és dokumentáció másolatát, amelyet a munkavállaló az első munkanapján elvégez, mint például a politikai visszaigazolások és a W-2 űrlapok.
A hozzáférés oka
A jelenlegi alkalmazottak kérik, hogy vizsgálják felül a fájljaikat annak biztosítása érdekében, hogy a humán erőforrás részleg pontos nyilvántartást vezetjen a foglalkoztatásukról. Ha a vállalat éves teljesítményértékeléseket végez, a személyzeti aktában szerepelnie kell az alkalmazottak minden évére vonatkozó értékelési nyomtatvány másolatának. Hasonlóképpen, a jelenléti adatoknak pontosan tükrözniük kell a munkavállalók távollétét, akár betegség, szabadság vagy távollét miatt. A korábbi alkalmazottak gyakran kérnek fájlokat a dokumentumok másolatának beszerzéséhez, amelyeket a jövőbeni foglalkoztatásuk során kereshetnek. Például, ha egy korábbi munkavállaló fájlja a teljesítményre és a teljesítményre vonatkozó rekordokat tartalmaz, ez az információ hasznos lehet az újrakezdés helyreállításában, vagy a munkakörülmények listájának összeállításában a leendő munkáltatókkal folytatott interjúk során. A korábbi alkalmazottak kérhetnek másolatot a foglalkoztatási aktájukról a munkáltatóval szembeni panasz benyújtásához.
Munkaadói politika
Sok munkáltatónak van munkahelyi politikája a munkavállalói nyilvántartások kiadására vonatkozóan. A munkahelyi irányelvek az alkalmazottak ellenőrzéséhez és másolásához rendelkezésre álló nyilvántartások típusától függően változnak, és néhány vállalat nem munkaidőt jelöl, mint az egyetlen alkalmat, amikor az alkalmazottak megtekinthetik a személyi nyilvántartásokat. Azok a munkáltatók, akik rendelkeznek ezzel a témával kapcsolatos politikával, általában a szekciót szentelik a munkavállalói kézikönyvben a rekordok elérésének módjáról. Egy jól megírt politika körvonalazza a rekordok felülvizsgálatához szükséges lépéseket, milyen típusú dokumentumokhoz férhetnek hozzá az alkalmazottak, amikor a munkavállalók megtekinthetik nyilvántartásaikat és az alkalmazottak személyi aktájában található dokumentumok fénymásolásának költségeit.
Munkáltatói kötelezettség
A szövetségi törvény értelmében a magánszektorbeli munkáltatóknak nem kell másolatot készíteniük a jelenlegi vagy korábbi alkalmazottak foglalkoztatási fájljairól. A fájlok kiadásának döntése a vállalati politikán és bizonyos esetekben a személyi állományokhoz való hozzáférést szabályozó állami jogon alapul. Sok munkáltató azonban látja a munkavállalói kérelmek betartásának előnyét. A munkadokumentumokhoz való hozzáférés megtagadása csak olyan kérdéseket vethet fel, amelyeket a munkáltató nem kíván válaszolni. Ha a munkáltatók olyan személyi állományokat tartanak fenn, amelyek pontos információkat tartalmaznak, amelyeket korábban a munkavállalók rendelkezésére bocsátottak, akkor nem lehet kérdés, hogy az információ a munkavállaló elhagyását követően szabadítható-e fel. A jóhiszeműen sok munkáltató hozzáférést biztosít a munkavállalókhoz. Ez a gyakorlat a foglalkoztatási politikák és nyilvántartások átláthatóságát mutatja.
A szövetségi alkalmazottaknak a foglalkoztatási nyilvántartásokhoz való hozzáférésének törvényei az 1974-es szövetségi adatvédelmi törvény részét képezik; az Egyesült Államok Személyzeti Menedzsment Irodája általában a szövetségi alkalmazottak nyilvántartásáért felelős. Az egyes államok a munkavállalói nyilvántartásokhoz való hozzáférés iránti kérelmeket kezelik.
Állami törvények
Néhány állam rendelkezik olyan törvényekkel, amelyek lehetővé teszik a munkavállalók hozzáférését a személyi állományhoz. Más államok nem szólnak arról, hogy a jelenlegi és a korábbi alkalmazottak képesek-e felülvizsgálni vagy fénymásolni a személyi anyagokat. A legtöbb esetben a jelenlegi vagy korábbi munkavállalók, akik részt vettek a munkahelyi vizsgálatokban, nem tekinthetik meg a vizsgálatokat. Ezeket a nyilvántartásokat egyébként nem szabad a foglalkoztatási fájlban megőrizni. A humánerőforrás-osztály őrizetében kell maradniuk, és csak a nyomozásért felelős személyi állomány személyzete férhet hozzá a vizsgálati anyagokhoz.
Korlátozott hozzáférés
Azok a tagállamok, amelyeknek törvényei vannak a munkavállalói dokumentumokhoz való hozzáférésről, megkövetelhetik, hogy a munkavállalók írásbeli kérelmet nyújtsanak be, és egyes jogszabályok lehetővé teszik a munkáltatók számára, hogy korlátozzák bizonyos anyagokhoz való hozzáférést. A kaliforniai törvény például előírja, hogy a munkáltatók a munkavállalói kérelem kézhezvételétől számított 21 napon belül engedélyezzék a jelenlegi és korábbi munkavállalók hozzáférését a fájljaikhoz. Azok a munkáltatók, akik nem tartják be a kaliforniai állami törvényeket ebben az ügyben, büntetések, bírságok és polgári peres ítéletek vonatkoznak a munkavállalói fájlokhoz való hozzáférés megtagadására. Missouri viszont nem rendelkezik olyan állami joggal, amely felhatalmazza a munkavállaló személyi aktájához való hozzáférést.
