Még az e-mailek és a szöveges üzenetek korában is megvan a helyük a merevlemezes üzleti levelek. A digitális és a merevlemezes mód közötti váltás kihívást jelenthet: Az e-mailek alkalmatlanok lehetnek, de az írásbeli levél egyfajta méltóságot és osztályt igényel. Ne aggódj az eredeti hangzásért - biztonságban ragaszkodsz a megpróbált formákhoz és az üzleti kommunikációs etikett szabályaihoz.
Maradj a tárgynál
Akár válaszol a kritikára, akár az önéletrajzának kérésére, a levélnek továbbra is helyén kell maradnia. Soha ne lépjen túl egy oldalra, és soha ne legyen félelmetes. Ha valaki írt egy panaszbélyegzőt, amellyel kísérteties, maradjon udvarias és nyugodt, amikor visszaírsz. Ha az eredeti levél üzleti lehetőségről szól, köszönöm. Soha nem jelenti azt, hogy a visszaírással mindent megoldottál - hogy a panaszosnak teljes mértékben elégedettnek kell lennie, hogy tudja, hogy megkapja a munkát. Ez az, amit az Ön levelezője dönt.
Formátum és betűtípus
Az üzleti levél szabványos formátuma egy távolságban van, egy szóközzel a bekezdések között, és mindent igazol a bal oldali margóhoz. A 21. században elfogadható, ha elhagyjuk a blokkszabványt, például a bekezdések behúzásával. A Times New Roman 12-es mérete szinte mindig elfogadható, olvasható betűtípus. Ha a vállalatnak tetszőleges preferenciája van - mondjuk például, a bevont bekezdéseket támogatja - formázza ezt.
Mi történik a tetején
A standard elrendezés az Ön üzleti címével kezdődik. Ha levélpapírra írsz, ezt kihagyhatod. A cím alatt megjelenik a dátum, majd a címzett neve, üzlete és címe. Ugrás egy vonalra, majd címzettje a "Kedves Ms." vagy "Mr." hacsak nem rendelkezik „Dr.” címmel Ne használja az első neveket, kivéve, ha az első levél írója tette.
Az alsó vég
Csomagolja fel a levelet "Tisztelettel", majd kövesse az aláírását, majd a gépelt nevét. Ha bármit küld a levélnek, például egy űrlapot, költségbecslést vagy önéletrajzát, írja be a "zárt" nevet a neve alá, majd a mellékletek listáját. Ha elküld valamit egy külön levélben, adjunk hozzá egy megjegyzést, mint például a "külön fedél: pénzügyi kimutatás". A "cc", amelyet a nevek listája követ, megmondja a címzettnek, hogy másolatot küldött valakinek.
