A konferenciahívások hasznosak olyan találkozók szervezésében, amelyek különböző helyeken élő emberek csoportjával találkoznak, akiknek döntéseket kell hozniuk. Az ügyvédek egy csoportjának esetleg találkoznia kell és meg kell határoznia egy stratégiát az ügyfelük esetére, vagy egy csoport bachelorettes próbálhatja meg esküvői zuhany tervezését. A konferenciahívás segíthet egy embercsoportnak, hogy percek alatt hozzon döntéseket, ami napokig is eltarthat e-mailben, és lehetetlen személyesen megtenni.
A szükséges elemek
-
telefon
-
Találkozó-ütemezési szoftver
Azonosítsa azokat a személyeket, akiket meg kell hívni a konferenciahívásba. Ezután prioritást adjon az egyes személyek részvételének fontosságára. Ha három vagy négy ember hívja be a konferenciahívást, előfordulhat, hogy a meghívott lista prioritása nem fontos. Ha azonban hat vagy több embert hív meg, akkor valószínűbb, hogy ütemezési konfliktusok lesznek. Győződjön meg róla, hogy a fontos döntéshozók részt vehetnek.
Lépjen kapcsolatba a fontos résztvevőkkel az ütemezési konfliktusok azonosításához. Tudja meg, hogy és mikor fognak távozni az emberek, hogy hosszabb ideig távozzanak a városból, egy repülőgépen, és nem tudnak hívni, vagy egyébként nem tudnak részt venni. Rendezzük össze a találkozóidőt ezen konfliktusok körül.
Küldjön meghívást minden résztvevőnek. E-mail, Evite vagy más meghívó szoftver használata. A Microsoft Outlook ütemezheti az értekezletet, meghívásokat küldhet, és meghívhatja a meghívottakat, hogy elfogadják vagy elutasítsák. Gyorsan megkapja az általános elképzelést, hogy ki vehet részt, és ki nem. A meghívottak időnként javaslatokat tehetnek, amelyek jobban megfelelnek számukra, és a napirendi pontokat is elküldhetik az értekezlet-kérésre adott válaszukban. Tekintse át a meghívást a kapott visszajelzések alapján.
Ütemezze meg az értekezletet hívószolgálat segítségével. Számos olyan cég van, amely a konferenciahívások fogadására specializálódott, mint például a FreeConference és az InstantConference. Ha a cég gyakran konferenciahívásokat tart, tanulmányozza, hogy a vállalat rendelkezik-e szerződéssel egy adott hívószolgálattal.
Küldje el a végleges meghívást minden résztvevőnek. Küldje el a meghívást még azoknak is, akik elutasították az eredeti találkozó kérését, amennyiben később elérhetővé válnak. Győződjön meg róla, hogy az összes vonatkozó információt tartalmazza a meghívásban, beleértve a hívás dátumát és időpontját, az országkódot és a telefonszámot, amelyet a résztvevők használnak, valamint a szükséges résztvevői kódokat. Tartalmazza a kapcsolattartó számát is, hogy a résztvevők közvetlenül kapcsolatba léphessenek veled, ha problémái vannak a tárcsázáskor.
tippek
-
Ha még soha nem használta a konferencia-hívás szolgáltatását, kérdezze meg a hívások egyértelműségét és az egyszerű használatot. Van néhány ingyenes szolgáltatás, és néhányan díjat számítanak fel. Hasonlítsa össze a díj alapú szolgáltatások árait, és döntse el, hogy melyik a legjobban megfelel a vállalat igényeinek.
