Számos módszerrel rossz híreket küldhet az alkalmazottaknak, az ügyfeleknek vagy a menedzsmentnek. Sokan inkább a negatív üzeneteket szeretnék megkülönböztetni egyenes és közvetlen módon. Mások inkább egy finomabb megközelítést részesítenek előnyben, ami az üzenetet a legkevésbé sértő nyelven idézi. Akárhogy is, meg kell adnia olyan híreket, amelyek a legvalószínűbbek és nem kívánatosak egyértelmű és tömör módon.
A kapcsolat fenntartása
Csak azért, mert nemkívánatos információi vannak a közvetítéshez, nem jelenti azt, hogy sérülnie kell a kapcsolatot a fogadó féllel. Függetlenül attól, hogy elbocsátja az alkalmazottakat, visszavonja az adományozási kérelmet, vagy megtagadja az utazási költségtérítést, ne feledje, hogy a helyzet változhat a jövőben, és döntése megfordítható. Adjon hozzá egy kiegészítést az emlékeztetőhöz, például mondja el az alkalmazottaknak, hogy mennyire értékelte a hozzájárulásait. Magyarázd el az adománygyűjtőknek, hogy a költségvetés jelenleg nem tesz lehetővé bizonyos kiadásokat. A kiegészítés lágyítja a csapást, és megnyitja a kommunikációs vonalakat a lehetséges jövőbeli kapcsolatok számára.
Pozitív nyelvű üzenetküldés
A feljegyzésben kiválasztott szavak segítenek fenntartani a pozitív választ, még akkor is, ha negatív üzenetet küld. Például kérhet több információt a monetáris kérelem feldolgozására, nem pedig írásban, hogy a megadott információ nem elfogadható. Mondd el a munkatársaknak, hogy mit tehetnek ahelyett, hogy mit tehetnek. Például, írjon „kérlek ruhát üzleti alkalmi viselet pénteken” helyett „ne viselj farmert alkalmi pénteken.” Küldj egy jegyzetet az ügyfelednek, mondván: „felveheted az árut hétfőn”, nem pedig a „megrendelésed nem lesz kész a következő hétfőn. ”
Jogi következmények megelőzése
A vállalati feljegyzések gyakran az üzleti falakon és a média vagy más felek kezében maradnak. Ne használjon olyan nyelvet, amely illegális vagy diszkriminatív gyakorlatokra utal. Például a „könyvelőnk elhagyja a céget, mert tévedés történt az év végi jelentésekben” írása helyett írjon „sokéves elismert szolgáltatás után, könyvelőnk más lehetőségekhez jut.” A Clarity segít megelőzni a nem kívánt pletykákat elterjedése, amely károsíthatja a vállalat hírnevét. Egy nem világos negatív üzenet „a vétkesség miatt, bizonyos pénzügyi személyzet tagjai távoznak.” Jobb feljegyzés olvasható: „Örömmel jelentjük be, hogy új pénzügyi személyzet tagjai lesznek a számviteli osztály kimenő tagjainak helyettesítésére.”
Puffer a rossz híreket
A negatív jegyzetek gyakran fájdalmas érzéseket és dühös válaszokat eredményeznek. A jó hírekkel történő pufferelés során enyhítheti vagy legalábbis csökkentheti a rossz hírekből való kilépést. Ha például biztosítási díjakat kell emelni, indítson el egy negatív feljegyzést a „akkor, ha értékelni fogja a biztosítási kötvényben szereplő további előnyök számát”. Az egyértelműség fenntartása érdekében azonban tartsa az üzenethez kapcsolódó puffert. Más szóval, ne mondd, hogy „az új parkolási fedélzet jövő héten nyílik meg”, amikor üzenetet küld az előnyök csökkentéséről.
