Minden projekt sok részletet tartalmaz, mivel a földről leszáll. Nem kell megosztania a részleteket senkivel, és nem kell aggódnia, hogy kifejezzük azokat, ha ön saját projektjét finanszírozza, vagy önállóan fejleszti. Ha azonban projektje mások beleegyezését vagy segítségét igényli, akkor meg kell győzni őket, hogy jöjjenek veled. A végrehajtó jelentés egy széles körű, átfogó dokumentum, amely elmagyarázza az összes olyan dió- és csavaros részletet, amelyet bármilyen projekthez szeretne elérni. Elmondja a célközönségnek, hogy miért kell részt venniük.
Az alapok
Ideális esetben, amikor az olvasó megemésztette a jelentését, nem lesz kérdése, mert mindent megtett, amit esetleg tudni szeretne. Egy hatékony végrehajtó jelentés nem hagy semmit, de az olvashatóság megkönnyítése érdekében ezt az információt kell strukturálni. Kezdje el a jelentését azzal, hogy elismeri, hogy bárki, aki hozzájárult ahhoz, mint pl. Írjon be egy bevezetőt, ideális esetben legfeljebb egy oldalt vagy kettőt, azonosítsa a projektet, megadja a célját, elismerve a lehetséges problémákat, és elmagyarázza, hogyan szándékozik kezelni őket, ha felhalmozódik. Nem kell sokat részleteznie - a jelentés más részei ezt teszik. Használd a bevezetődet, hogy az olvasóidat eléggé érdekeljék, hogy tovább olvashassák a teljes jelentést. Hadd mutassa meg a saját lelkesedését.
A részletek
A jelentés következő részei némileg függnek a projekt jellegétől. Ha konkrét problémát akar megoldani, a bevezetés után szenteljen egy szekciót azonosítására. Ezután egy külön fejezetben magyarázza el, hogyan kívánja megoldani a problémát, és milyen erőfeszítésekre lesz szükség. Ha kutatást végzett annak érdekében, hogy támogassa a megoldás működését, akkor tegye ezt bele egy, a megállapításaira vonatkozó részébe, és magyarázza el, hogyan gyűjtöttek adatokat. Ha finanszírozást kér, írjon be egy pénzügyi kimutatást egy másik részbe, amely bemutatja személyes vagy vállalati eszközeit és kötelezettségeit. Magyarázza el, hogy mennyi pénzre lesz szüksége, mikor szüksége lesz rá, és mit fog költeni. Csomagolja össze az érvelésedet. Mondja el az olvasónak, hogy miért kell részt vennie és segítenie.
Az absztrakt vagy az összefoglaló
A végrehajtó jelentések általában egy absztrakt vagy végrehajtó összefoglalót tartalmaznak, külön dokumentumot, amely a jelentés többi részét tartalmazza. Az összefoglalók jellemzően az akadémiai kérdésekkel foglalkoznak, egyetlen mondatot vagy golyópontot szentelnek minden jelentésrészének, és ritkán futnak tovább, mint egy oldal. Az összefoglaló az üzleti közösség felé irányul. Egynél több oldalt is futtathat, de nem túl sok, vagy annak hossza legyőzi célját - azt szeretné, ha a közönség pontos érzést keltene a projektnek anélkül, hogy el kellene olvasnia a teljes jelentést. Mind az összefoglalók, mind az összefoglalók hasonlóak a bevezetéséhez, mert kiemelik ugyanazokat az információkat, amelyeket a jelentés ebben a szakaszában szerepelt, de mélyebben. Az összefoglaló létrehozásához kerülje a szegmensek vágását és beillesztését a jelentésből. Nem akarod csak megismételni magadat, hanem a projekted részletes ismertetése nélkül - a közönség megragadására szolgáló, vonzó módon.
A befejező érintések
A világ legjobb ötlete lehet, de téglafalba ütközhet, ha nem magyarázza meg jól. Ha szakértője vagy a területen, ne beszéljen az olvasó fején a zsargon vagy a technikai kifejezések használatával, amit nem ért. De ne menj túl messzire a másik irányba, vagy írd úgy, mintha megbeszélnéd a projektedet a kávé vagy koktélok felett - meg akarod formálisan lenni. Kísérje meg, ha befejezte, majd újra kinyomtatja. Lehet, hogy valaki más elolvassa azt is, hogy megbizonyosodjon a helyzetéről. A friss szemek gyakran jobbak a kifogás után.
