Akár egy új nonprofit szervezet, amely megváltoztatja a világot, vagy egy kis csoport, amely pénzt keres az iskolai zenekar egyenruháira, a készpénzes adományok elfogadása és feldolgozása bonyolult lehet. A jó szándékú pénzemelőknek nem kell sok mindent megtennie ahhoz, hogy komoly melegvízbe kerüljenek az IRS-sel, ezért az útmutatóban szereplő tippeket időt és energiát takaríthat meg a szigorú pénzügyi gyakorlatok létrehozásával. Ismerje meg, hogyan lehet feldolgozni a készpénzes adományokat, megnyitni egy számlát, és az internetet a készpénzes ajándékok kezelésére használni, így a csoportja segíthet mások segítésében, nem pedig többször elmagyarázni, hogy a csoport erőfeszítéseit hogyan írják alá.
Nyisson meg egy bankszámlát a szervezetének vagy okának nevében. Ez általában dokumentációt igényel, így húzd el a chartát, az alapszabályt, az alapszabályt és más típusú papírmunkákat, amelyek a szervezet küldetésének és elveinek bizonyítékaként használhatók.
A bankszámlájával kapcsolatos minden készpénzes tranzakcióhoz két aláírót kell megbízni. Ez a "kettős aláírás szükséges" költsége nem haladja meg a végrehajtást, de hosszú utat jelent az adományozók és a tagok számára egyaránt, hogy a szervezet a felfelé és felfelé áll.
Készítsen szabványos "készpénzes adományozási űrlapot", és minden egyes adományozónak ki kell töltenie egy részt minden alkalommal, amikor hozzájárulás történik. A nyomtatványnak tartalmaznia kell az adományozó nevét, címét és egyéb elérhetőségi adatait, a készpénzösszeg helyét, a dátumot, és meg kell határoznia azokat az feltételeket is, amelyek alapján az adományozás --- vagy részben --- engedélyezhető. adóbevallás. Adjon hozzá egy sort az adományt elfogadó személy aláírásához.
Minden készpénzes ajándékot győződjön meg róla, hogy biztosan illeszkedik a szervezet küldetéséhez. Győződjön meg róla, hogy nincsenek csatolva a „húrok”, és hogy a csoport nem fogadja el az összeférhetetlenséget vagy a quid pro quo-t, mielőtt a csoport elfogadja.
Egyetértek a hozzájárulási doboz adományainak feldolgozására vonatkozó standard módszerrel. Használja a kettős kezű számlálási rendszert, amely legalább két csoporttagot követel meg, hogy minden adományozó doboz tranzakciót tanúskodjon. Ezen dobozok fizikai ellenőrzését szigorúan ellenőrizni kell. Tartson részletes feljegyzéseket az adományozó dobozok alapjainak időpontjáról, időpontjáról és számlálásáról, áthelyezéséről, letétbe helyezéséről vagy egyéb módon mozgatásáról.
Állítsa be a készpénzes adományokra vonatkozó jelentési korlátokat, hogy jogi ellenőrzéseket és egyenlegeket hozzon létre. Egyes csoportok konszenzust igényelnek, mielőtt egy meghatározott összeget elfogadhatnának (például 1000 dollár) bizonyos érdekek figyelemmel kísérésére a csoport nevében.
A készpénzes ajándékok feldolgozásához vegye figyelembe a harmadik féltől származó szolgáltatást, mint a Pay Pal. Nincs szükség webhelyre (bár sok klub számára könnyen hozzáférhető a Pay Pal-hez egy honlapon keresztül), és a támogatók biztonságos adományokat tehetnek bankjaiktól vagy hitelkártyáikatól. A papírút átfogó és könnyen használható. A Pay Pal is beállíthat automatikus havi előfizetéseket a gyakori szolgáltatók számára.
Állítsa be az Excel (vagy más adatbázis-szoftver) táblázatokat az összes készpénzes bevétel követésére. A készpénzdobozok, csekkek, hitelkártya-tranzakciók, Pay Pal bevételek és kiegészítő bevételi bevételek kitörése érdekében tartsa nyomon a csoport készpénzének jövőbeni marketing erőfeszítéseit.
Dolgozzon egy bankárral vagy könyvelővel, ha a tagság nem tartalmazza a pénzügyekkel rendelkező csapat tagját. A készpénzes adomány megérkezése után azonnal küldjön ajándékot az ajándékozónak. Ez az extra érintés, ha időben érkezik, emlékezteti a donort a hozzájárulásukra, a kötetet a csoport hálájáról beszél, és meghatározza a jövőbeli kampánybejelentések szakaszát.
