Az irodában előállított szöveg csak gondos előkészítésből vagy gyors gépelésből származott. Ez nagy figyelmet igényelt a dokumentum létrehozásában, és sok időt igényelt a javítások elvégzéséhez. Napjainkban az üzleti szöveget könnyen meg lehet változtatni és gyorsan előállítani a szövegszerkesztő szoftverek és számítógépek miatt, amelyek mindkettő közös munkaeszköz.
Leírás
A szövegszerkesztő dokumentum minden olyan szöveges dokumentum, amely ugyanaz, függetlenül attól, hogy egy számítógép képernyőjén van-e megtekintve, vagy nyomtatott formában nyomtatva. Mivel ezeket a kéziratokat számítógépes szoftver segítségével hozza létre, gyorsan beírhatja a szöveget, és interaktív módon módosíthatja az általános elrendezést vagy a szó megjelenését.
Szoftver
A leggyakoribb szövegszerkesztő szoftver a Word, amely a nagyobb Microsoft Office Suite része. Fő hátránya a magas költségek, bár más kereskedelmi versenytársak, mint például a Corel WordPerfect léteznek. A többi ingyenes alternatíva az Internet alapú Google Dokumentumok és az OpenOffice Writer nyílt forráskódú program, amelyek mindegyike megnyithatja és manipulálhatja a Word fájlokat. Ne feledje, hogy a támogatott fájlkiterjesztések közül a Word általában doc és docx.
Stílusok
A szövegszerkesztő dokumentumok általában olyan stílusokat használnak, amelyek a hosszú kézirat különböző elemeinek következetességét érvényesítik. Például megadhat egy fejlécstílust, amely egy adott betűtípussal, színvel és méretgel jelenik meg. Ezután ezt a stílust alkalmazhatja a dokumentum összes címére. Ha úgy dönt, hogy módosítani szeretné a fejlécek megjelenését, például a betűméret növelésével, akkor nem kell minden egyes címet egyedileg megváltoztatnia. Ehelyett állítsa be a Fejlécstílust, és az összes szöveg, amelyre a stílust alkalmazzák, automatikusan megváltozik.
Irodalom
A hivatkozások a körülményektől függően automatikusan megváltoztatják a szöveget. Például létrehozhat tartalomjegyzéket és indexszámot oldalszámokkal. Ha az oldalak számát megváltoztatja, akkor nem kell egyedileg módosítania az oldal hivatkozásokat. Ehelyett ezek a számok automatikusan beállítódnak a dokumentum nyomtatásakor.
Átruházhatóság
A szövegszerkesztő dokumentum könnyen cserélhet információkat más típusú szoftverekkel. Például a költségvetés kördiagramjának minden alkalommal, amikor a százalékos arányok megváltoznak, nehezen újrafogalmazzuk a táblázatot egy táblázatkezelő programból. Így a számolótáblán lévő szám megváltoztatásával automatikusan módosítja a dokumentum diagramját. Hasonlóképpen, ha a kéziratok olyan információkat tartalmaznak, mint a nevek és címek, amelyeket egy külön programban szeretne használni, akkor ezeket az adatokat könnyen tovább exportálhatja.
