A kereskedelmi számlák megfelelő elkészítése valószínűbbé teszi, hogy az Ön vállalkozását időben megfizessék termékeiről vagy szolgáltatásairól. A számlázás alapos megközelítése segíthet a jobb nyilvántartások fenntartásában és a költségvetés készítésének folyamatban tartásában.
Hozzon létre egy szabványosított űrlapot
Hozzon létre egy kereskedelmi számla sablont, amely tartalmazza az összes releváns információ kategóriáját. A kitölthető űrlapnak tartalmaznia kell a cég levélpapírját vagy logóját és elérhetőségeit, beleértve a telefon- és faxszámokat, valamint az e-maileket és a weboldal címét. Helyezzen be helyeket a megrendelés dátumának és a számlázás dátumának, az eladó nevének vagy kódszámának és a vállalkozó licencszámának vagy adóazonosítójának kitöltéséhez, ha van ilyen. Hozzon létre olyan oszlopokat, amelyek lehetővé teszik, hogy az eladott tételek mennyiségeit, leírásait és árait, valamint az értékesítési adó hozzáadásához és a teljes összeg kiszámításához szükséges sort kérjen. Hagyjon helyet a jegyzetek számára.
Pontosíts
Az értékesített szolgáltatások vagy tételek elemzésénél konkrétnak kell lennie. Tartalmazza a részszámokat, hivatkozási kódokat vagy leírásokat, amelyek egyértelművé teszik Önnek és vásárlójának, hogy a számla hivatkozik. Törölje az óránkénti munkát, és foglalja magában a teljesített szolgáltatások leírását. Ez segít nyomon követni a leltárt és a munkaterméket, és lehetővé teszi az ügyfél számára, hogy részletes listát kapjon arról, hogy mit számít fel. Vita esetén a számla tisztázhatja a félreértéseket, és segít elkerülni a fizetési késedelmeket. Ha a megrendelő számát vagy a vevőtől származó jogosultsági kódot is részt vett a tranzakcióban, akkor ezt is bele kell foglalni.
Megy online
A számlázási folyamatok gyorsabbá és hatékonyabbá tételéhez hozzon létre elektronikus számlát a kereskedelmi számlájáról. Az elektronikus úton generált és e-mailben küldött számlákat is hatékonyan nyomon követhetjük, különösen, ha „olvasási nyugtát” kérünk nyomon, amikor a címzett megkapta és megnyitotta a dokumentumot. Ezzel elkerülhető, hogy az e-mailben elvesztett számla esetleges követelései megszűnjenek. Ha papírszámlát ad ki, tartalmazzon egy postai fizetésű borítékot, amely azonnali fizetést ösztönzi.
Adjon meg fizetési lehetőségeket
Jegyezze meg a számlát, amikor a fizetés megtörtént, és jegyezze fel a késedelmes fizetésekre vonatkozó szankciókat vagy díjakat. Adja meg a számla fizetésének módjait, például az online opciókat, a vállalati csekket, a pénztári csekket, a pénzátutalást vagy a vállalati hitelkártyát. Adja meg a számot közvetlenül a számviteli osztályának abban az esetben, ha az ügyfél banki átutalás vagy betéti kártya formájában szeretne fizetni.
