Jó dolog az üzleti tevékenységgel való együttműködés, de ez nem minden esetben vonatkozik a műveletek minden fázisára. Az adatbevitel az üzlet egyik kulcsfontosságú eleme, ahol az automatikus folyamatokra való áttérés szinte mindig jobb. Nagyon kisvállalkozásoknál, ahol a tulajdonos a fő üzemeltető, még mindig értelme lehet minden adatrögzítést kézzel elvégezni, bár az automatikus rendszerre történő frissítés megkönnyítheti a műveleteket. Az egynél több vagy két alkalmazottal rendelkező vállalatok esetében is gazdasági értelemben a lehető leghamarabb el kell távolítani a manuális adatrögzítést.
Hátrány: Emberi hiba
Próbáld meg, mint ahogyan az emberek legyenek hajlamosabbak a hibára, mint a számítógépek. Míg a számítógépes rendszernek van alkalmi hibája, általában az adatokat rögzíti és pontosabban rendezi, mint az emberek, kevésbé szükséges a hibaellenőrzés. A kézi adatfeldolgozás sokkal több szemet igényel az adatok pontosságának ellenőrzéséhez és ellenőrzéséhez.
Hátrány: Sebesség
Az adatok kézi beírása sok időt vesz igénybe. A gépek és a számítógépek általában gyorsabbak, mint az emberek, ami időt takarít meg a munkavállalók számára, hogy más dolgokra összpontosítsanak. Ahelyett, hogy számokat írnánk egész nap, alkalmazottai több időt tölthetnek a leltár felülvizsgálatában, diagramok készítésében vagy a jövőbeli növekedés előrejelzéseinek elkészítésében.
Hátrány: munkaerőköltségek
Sok pénzt fizet az embereknek az adatok kézi bevitelére, és így a vállalkozók és más alkalmazottak több időt fordítanak arra, hogy leginkább hozzájáruljanak a vállalat jövőképéhez és küldetéséhez. A sokak munkáját most már egy személy végezheti el, ami azt jelenti, hogy kevesebb adatbeviteli alkalmazottra van szüksége, vagy az alkalmazottakat olyan területeken használhatja, amelyek jobban bevonják az ajándékokat, hogy felgyorsítsák a vállalati növekedést.
Előny: Rendszerköltségek
A kézi adatbevitel nem igényel drága rendszereket, gépeket és programokat. A kisvállalkozások tulajdonosai nem mindig rendelkeznek nagy induló alapokkal, amikor műveleteket hajtanak végre és leállnak. A kézi feldolgozó rendszer lehetővé teszi, hogy a vállalkozás bejuthasson a játékba anélkül, hogy sok értékes tőkét kellene befektetnie számítógépekbe, gépekbe és számítógépes feldolgozási módszerekbe.
Előny: Könnyű a kis indításhoz
Néhány vállalkozónak jó értelme van annak, hogy hogyan lehet nyomon követni a papíron lévő adatokat a főkönyvi lapokon, de nem olyan kényelmesek a számítógépes rendszerekkel. Olyan idő alatt, amikor valószínűleg sok mindent egyszerre megtanul a vállalkozásának megszerzése érdekében, lehet, hogy ideiglenesen el kell hagyni az adatbeviteli rendszer tanulását. Mindaddig, amíg kézzel tartja a pontos feljegyzéseket, várja meg, hogy felfedezze ezt az opciót mindaddig, amíg a napi műveletek többsége rutinszerű.
Előny: fokozott felügyelet
Ha kézzel tartja a nyilvántartást, akkor ellenőrizheti, hogy mely kategóriákba kerüljenek az egyes számok. Ha vállalkozásának egyedi igényei vannak, amelyek automatizálásával nehezen nyomon követhetik az értékesítést vagy a trendeket, előfordulhat, hogy kézzel kell követni ezeket a számokat.Például a családi dinamikában vagy az érzelmi zavarok enyhítésében nyilvántartott változásokat rögzítő szociális szolgáltatási ügynökségek pontosabbak lehetnek az adatfeldolgozási módszereknél, mint az automatizált módszerek.
Átkapcsolás manuálisról modern adatrögzítésre
Míg a kézi adatbevitel néha legegyszerűbb egy nagyon kisvállalkozással, és kisebb költségeket tesz lehetővé a golyó gördülése során, mivel az üzleti tevékenység növekszik, így annak módszerei is. Ha készen áll a kézi adatbevitelről egy kicsit kifinomultabbra való átállásra, akkor olyan programokat kereshet, mint a Quicken, a QuickBooks vagy az ingyenes program, a ZipBooks. Bármely táblázatkezelő program segíthet kategorizálni más intézkedéseket, például a program sikerességét, a munkavállalói trendeket vagy a dinamika és előrejelzések változásait könnyen érthető módon. Bölcs dolog, hogy néhány hónap vagy év múlva adja meg az új számok trendjeit, amikor beírja őket. Ha kétsége merül fel, forduljon könyvelőhöz vagy adatrögzítő szakemberhez egyszeri segítség vagy rendszeres támogatás az üzleti adatok pontos nyilvántartásának megőrzéséhez.
