Sok sajtócsomag végül egyenesen az újrahasznosító tartályba kerül. Néhány ilyen csomag csak nem érdekelte az olvasókat, de mások csak rosszul voltak összeállítva. A sajtócsomag megfelelő formázása növeli az információk közzétételének esélyeit. A csomag e-mailezése is növeli az információk kinyomtatásának lehetőségét - nemcsak az információk gyors beszerzése, hanem az anyag könnyű reprodukálhatósága is.
Adja meg a sajtócsomag küldésének céljait, majd kutasson hírszervezeteket, amelyek segíthetnek elérni ezeket a célokat. A szerkesztőknek nagyon kevés extra ideje van, ezért ne pazarolja. Egy kicsi papír Ohioban, amely csak helyi híreket tesz közzé, nem érdekli a kaliforniai eseményekből készült sajtócsomag. A pénzügyekre összpontosító hírállomás nem érdekli a rock koncertről szóló sajtócsomagot. Miután azonosította a megfelelő médiakapcsolatokat, keresse meg a szerkesztő e-mail címét és nevét, ha lehetséges, az interneten történő keresés vagy a szervezet hívása útján. Egy általános vállalati e-mail használható, ha a szerkesztő e-mailje nem érhető el. Ismerje meg magát nem csak a média kimenettel, hanem a média kimenetének stílusával. Minél közelebb áll a sajtócsomag a médiaszervezés stílusához, annál jobb.
Írjon egy rövid nyilatkozatot (3-10 szó) arról, hogy mit küld az e-mail tárgysorában. Ha lehetséges, próbáld meg megmutatni, hogy miért érdekelne az adott médiában az információ. Például, ha a készletet egy helyileg fókuszált papírra küldi, akkor az esemény vagy a vállalkozás helye szerepeljen a tárgysorban.
A pontot azonnal közölje az e-mailben, és ha lehetséges, csatlakoztassa a főpontot a médiahálózat stílusához és érdekeihez. Amit az e-mailben szerepeltet, a sajtócsomagban foglaltak szerint változik. Ha a médiakészlet csak egy sajtóközlemény, akkor a kiadvány szövegét az e-mail címébe illessze be, és a kényelem érdekében csatolja a kiadást. Ha a sajtócsomag egy eseményről szóló csomag, írjon egy rövid nyilatkozatot, amelyben elmondja, hogy mi az esemény, mikor és mihez csatolta. Ha a sajtócsomag helyi vállalkozásról szól, írjon egy rövid nyilatkozatot arról, hogy miért küld a készletet.
Csatlakoztassa a sajtócsomag fájlt az e-mailhez. Figyeljen azonban arra, hogy milyen fájlformátumot küld, mert nem minden médiakiadó képes megnyitni minden típusú fájlt. A PDF-fájlok (hordozható dokumentumformátumok) általában szinte mindenki megnyithatók, és a nézőszoftver ingyenesen letölthető. A PDF-fájlok azt is biztosítják, hogy amit a számítógép képernyőjén lát, amit a címzett lát, a különböző számítógépek formázása nélkül. Az RTF-ek (Rich Text Format) szintén könnyen megnyithatók; a formátum azonban nem marad meg az RTF-fájlban, és nem a legjobb a grafikus dokumentumokhoz.
Győződjön meg róla, hogy a reprodukcióra szánt fényképek elég nagyok ahhoz, hogy kiváló minőségűek legyenek; ne tömörítse a képet, hogy az e-mailt gyorsabban küldje el. A szöveges dokumentumokat egyetlen fájlba lehet összevonni, de a közzétételre váró fényképeket külön fájlként kell csatolni, mivel a képeket nem lehet könnyen elválasztani a dokumentumtól. A JPG fájlformátum gyakran a legjobb a képeknél.
Menjen vissza az e-mail címére. Végezetül felsorolja, milyen dokumentumokat csatolt és miért; említsük meg, hogy a fájlok más formátumban érhetők-e el. Az e-mail végén adja meg a teljes elérhetőségi adatait.
Az e-mail küldése előtt ellenőrizze az összes szempontot. Győződjön meg róla, hogy az e-mail cím helyes, az e-mail címének nincs hibája, és hogy a helyes fájlok csatolva vannak.
