A projekt kezelése során az alsó sorban tudjuk, hogy mit jelentenek az eredmények. A „Szállítmányok” egy mindenkit elfoglaló kifejezés, amit mindig az üzleti életben hall, és könnyű lenne azt gondolni, hogy a fizikai termékekre utal, de ez sokkal szélesebb körű.
Mit jelentenek a szállítmányok?
Lényegében a projektek egy kimenetelét jelentik. Van azonban néhányféle eredmény: belső és külső eredmények, valamint projekt- és folyamatadatok.
A külső kiadványok azok a szolgáltatások vagy termékek, amelyeket az ügyfél vagy az ügyfél egy vállalathoz kötött. Ez valami, amit az Ön üzlete hoz létre, hogy jövedelmet generáljon a vállalat számára.
A belső eredmények olyan vállalati feladatok és munkák, amelyek nem ügyfélközpontúak, hanem a vállalkozás sikeres működtetésének követelménye. Az adózás, a papírmunkák elvégzése és a számlák kezelése mind belsőnek tekinthető. A belső terjesztések soha nem lépnek át az ügyfél asztalán, de előállíthatók az IRS vagy az engedélyező szervek számára. Még mindig a (belső) vállalaton belül vannak, vagy a vállalat működtetéséhez szükségesek.
A projekt eredményei és a feldolgozási eredmények mind a külső kiadványok kategóriájába tartoznak, mivel az ügyfélalapú munkához kapcsolódnak.A projekt eredményei az ügyfél által irányított eredmények; minden olyan termék és szolgáltatás, amelyet a projekt eredményeként az ügyfélnek kell nyújtani.
A folyamat eredményei viszont a projekt teljesítésének befejezéséhez elvégzett munka. Ezek a dokumentumok, tervek, modellek, a belső csapat számára létrehozott alkalmazási kör és akár munkaszerkezet-bontások tisztázása.
A projekt teljesítésének megértése
Amikor az ügyfelek vagy az ügyfelek üzleti tevékenységet folytatnak, hogy szolgáltatást nyújtsanak, vagy egy terméket értékesítsenek nekik, a kapott eredmény a projekt megvalósítható. Lehet, hogy fizikai termék, de lehet valami immateriális, mint például egy szolgáltatás, egy jelentés vagy egy számítógépes fájl.
Például amikor egy légitársaság a Boeing-et szerződteti, hogy új repülőgépet készítsen számukra, meg fogják határozni, hogy mit kívánnak a repülőgéptől - a mérettől az ülésekig és a designig. A gép lesz a kiszállítható. És ha egy vállalat belső konferenciát tart, és egy eseményrögzítőt vesz fel az esemény rögzítésére és dokumentálására, akkor azok átírási fájljai is kiadványok.
A szállítmányok lehetnek kreatív kimenetek, hardverek, szoftverek, dokumentumok, berendezések és egyéb szolgáltatások. Lehetnek rövid távú munkák, vagy rendkívül összetett hosszú távú projektek.
Minél egyértelműbbek a projektek szerződéseiben meghatározott eredmények, annál simább lesz a szállítási folyamat.
Projektadatok meghatározása
Nem elég azt mondani, hogy mi lesz a projekt végén. Alapvető fontosságú, hogy a szállítólevélszerződésben megfogalmazott világos hatókör, költségek és határidők szerepeljenek, így mindkét fél egyetért abban, hogy mi lesz a kézbesítés, mikor lesz, és mennyi lesz.
Tegyük fel például, hogy szerződést köt egy új vállalati webhely átadására ruházati cége számára. Minél több részletet adhat meg, amit a weboldal igényel, annál valószínűbb, hogy a kívánt eredményeket szeretné.
Ezért az eredmények bemutatásához fel kell tüntetni az összes olyan szempontot, amelyre szüksége lesz a webhelyen:
- Dinamikus e-kereskedelmi portál, ahol az ügyfelek több nézetben láthatják a ruházatot nagyítással.
- Az ügyfelek online hitelkártyával, PayPal-szal és Interac-szal vásárolhatnak több pénznemben.
- A levelezőlista összesítésének integrálása a marketing osztály kívánságlistáján található.
- A termékosztály azt szeretné, hogy a webhely könnyen frissíthető legyen az új termékkel, de a vállalat készletét is meg kell változtatnia 24/7, így a termékek nem túlzottan értékesek vagy eladatlanok maradnak a gyenge adatkövetés miatt.
Ezek a szempontok a projektszerződésben részletezhetők. A folyamat eredményeit ezután a projektcsapat belsejében határozza meg úgy, hogy a projekt gyorsan haladjon előre, hogy a külső teljesítmény határidők teljesüljenek.
Ebben az esetben több kimenet is lehet. Az első lehet a weboldal tervezésének modellje, a második kiadás pedig a működő weboldal vagy a drótváz. Az első kiadást jóvá kell hagyni a második kiadás elkészítése előtt, és a szerződésnek meg kell határoznia a teljesítendő elfogadási kritériumokat.
A feladatok definiálása lépései
A két legfontosabb szavak, amelyeket szem előtt kell tartani a kimenetek meghatározásakor, „konkrét” és „mérhető”.
A sajátosságok a projekttervezési szakaszban jönnek létre, és ahol a részleteket meg kell határozni, hogy mi az eredmény; a kiszállítható. Miután a sajátosságok megerősítést nyertek, kiszámíthatóak a költségek és a munkaerő, és egy ügyfél által jóváhagyott költségvetés.
A mérföldkövek a kiadványok „mérhető” aspektusának részét képezik, de belső használatra szolgálnak - a folyamatok eredményei - csak egy ellenőrzési pontja a projekt befejezésének útján és az ügyfél munkájának kiadásában.
A projekt eredményeinek mérhető részének másik aspektusa, hogy megfeleljenek az elfogadási kritériumoknak. Ebből a célból az ügyfélnek egyértelműnek kell lennie abban, hogy a szerződéskötés során szüksége van rá, vagy kevés a jutalékuk, ha eredményeik elmaradnak a tervezettől.
Alapvonalak és mérföldkövek
Vagy egy olyan projekten dolgozol, amely előadásokat igényel, vagy ha előadásokat szeretne kapni. Ennek egyik módja, hogy a projekt alapjait és mérföldköveit kell elérni a siker érdekében.
A projekt alapvonalai lehetnek a hatókör alapvonal, az ütemterv alapvonala vagy a költség alapvonal. Együtt a teljesítmény-mérés alapértékei, és nem kerülnek meghatározásra, amíg a projekttervezés befejeződik. Ezek a felügyeleti keretnek kell lenniük, amikor a projekt megkezdődik.
A költségalap a várható költségvetés. A hatály kiterjed a projekt teljes körére és a várakozásokra és az eredményekre. Az ütemezés a végrehajtás és a szállítás ütemezése. Ha, vagy amikor a projekt részletei megváltoznak, meg kell jegyezni, és az alapvonalakat módosítani kell.
Az alapvonalak pontosságának nyomon követése szempontjából fontosak a mérföldkövek. A mérföldkövek olyan feladatok vagy eredmények, amelyek elvégzése után felgyorsítja a projekt végső eredményeit. A mérföldkövek nagy teljesítmények lehetnek, mint például a keretezés egy új raktárban, vagy valami hasonló szerződés aláírása. Általában a mérföldkövek belső funkciósak, a haladás nyomon követésének eszközei, amelyek segítik a projektcsapatnak a kitűzött célok elérését.
Ha egy projekt mérföldkövei elmaradnak, vagy az alapvonalak elmozdulnak, ez azt jelenti, hogy az eredmények nem felelnek meg a határidőnek.
Projektadatok kezelése
Az alkalmazási terület kieshet a kimenetektől, ha a projekt terjedelme a dolgok megkezdése után bővül. Ennek korlátozása érdekében világossá kell tenni, hogy milyen eredménnyel jár a kezdeti projektmegállapodás, és szükség esetén további időt és költségvetést építenek be, ha új eredményeket adnak hozzá. Bizonyosodjon meg róla, hogy ezekben az esetekben minden érdekelt fél jóváhagyást kap.
Az ügyfelek és más érdekelt felek javíthatják a projekt sikerességét azáltal, hogy hozzájárulnak az elfogadási kritériumokhoz. Tisztázza meg a szállítmány tervezett végfelhasználását és annak célját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy teljesíti-e a szállítmányok igényeit és követelményeit.
A projektmenedzsment szoftvert alkalmazza, hogy mindenkit megcélozhasson és naprakész legyen a projekt előrehaladásával kapcsolatban, és mennyi munkát kell elvégezni a befejezéshez. Ez különösen produktív lehet, ha egynél több külső kimenet áll rendelkezésre. Győződjön meg arról, hogy a folyamatok, időkorlátok és célkitűzések egyértelműek és egyértelműek, és feladatokat ruházzon át.
