A vállalatoknak két fő üzleti ciklusa van: a bevételi ciklus és a kiadási ciklus. A teljes ciklusú számlák a nagyobb beszerzési és kiadási ciklus részét képezik. Ez áll a vásárlás befejezéséhez szükséges szükséges számviteli tevékenységek teljes skálája, miután a megrendelés megtörtént, és a termék vagy szolgáltatás érkezett. A fizetendő számlák teljes ciklusa megfelelő dokumentumokat, számlák jóváhagyását, ellenőrzések kiadását és kifizetések rögzítését vonja maga után.
tippek
-
A teljes ciklusú számlák fizethetik a számla teljes fogadásának, ellenőrzésének és kifizetésének folyamatát, vagy olyan álláshelyet, amely a teljes folyamatért felelős.
A számlák kifizetése ciklus
A számlázási folyamatban három fő dokumentum szerepel: a megrendelés, a fogadó jelentés és a szállítói számla.
- Amikor a vállalat készen áll a vásárlásra, a beszerzési osztály küld egy rendelés az eladónak. Ez a dokumentum részletezi a kért árut, az árat és a mennyiséget. A vásárlási megbízás elindítja az eladót, hogy küldje el az árut.
- Amint a vállalat megkapja az árut, a fogadó részleg a jelentés fogadása. Ez a jelentés a szállítmányban szereplő pontos árukat dokumentálja. Ha a szállítmány sérült elemeket tartalmaz, a munkavállaló megjegyzi a jelentésben.
- Az eladó a szállítói számla fizetett áru vagy szolgáltatás igénybevétele. Ezt a dokumentumot a fizetendő számlákra küldjük, és a fizetési folyamatot elindítjuk.
Elszámolható eljárások
Egy jól működtetett számlákkal foglalkozó cég jön létre gondosan meghatározott eljárások irányítsa a fizetési folyamatot, hogy megakadályozza a hibákat és észlelje azokat, amikor azok bekövetkeznek. Ugyanezek az eljárások is megakadályozhatják és felismerhetik a szándékos hamisítást, és olyan ellenőrzési nyomvonalat biztosítanak a későbbi felhasználásra, ha az eltérés nem észlelhető. Ezek az eljárások a vállalatok és a szervezeti egységek között eltérőek, de általában hasonló mintázatot követnek:
- Miután megkapta az eladó számlát, a számlázó csapat a háromutas mérkőzés a vásárlási megbízás adatait összehasonlítva a fogadó jelentés és a szállító számláján szereplő adatokkal annak biztosítása érdekében, hogy az információk konzisztensek legyenek.
- Ha az elszámolható hitelek igazolhatják, hogy az eladó számláján szereplő árukat a vállalat megrendelte és megkapta, a a számlát jóváhagyták fizetés feldolgozására. Ez utalvány, aláírás vagy bélyegző útján történik.
- Ha vannak ellentmondások - ha a kapott mennyiség nem egyezik meg a megrendelt mennyiséggel és a számlával, vagy ha a termék nincs megfelelően megrendelve, a követelések megpróbálják nyomon követni a probléma forrását nyomon követése szükség szerint a vevőegységgel, az eladóval vagy a végső felhasználóval, aki a megrendelést benyújtotta.
- A nagyvállalatoknál a tényleges kifizetést a pénzügyminisztérium dolgozza fel. Azonban, a fizetési kötelezettségekért a fizetendő számlák felelősek a legtöbb kisvállalkozásban. Miután a számlát ellenőrizték, a fizetendő számlák elküldik a hitelesített dokumentációt, valamint egy csekket a cég ellenőrző aláírójának.
- Miután a csekk aláíró jóváhagyta és aláírja, a fizetendő számlák elküldik a csekket és jelzi a számlát fizetettnek a számviteli rendszerben.
Teljes ciklusú számlák fizetendő szerepkörök
A fizetendő számlák munkaköri leírása gyakran "teljes ciklusnak" is szerepel. Ez azt jelenti, hogy a fizetendő munkavállaló felelős a fizetési folyamat minden részéért, nem pedig egy vagy több konkrét területen. A lehetséges feladatok közé tartozik a háromirányú egyeztetés, a költségelszámolások pontosságának felülvizsgálata, a fizetési kedvezmények alkalmazása és a kifizetőknek történő kifizetések kiadása.
Amikor ezeket a pozíciókat hirdetik, a HR-osztály vagy a bérbeadásért felelős menedzser rendszerint megpróbál beszámolót készíteni az interjúkkal kapcsolatos kérdésekről, amelyek pontosan értékelik a kérelmező ismereteit a teljes folyamatban, és azonosítják a tapasztalatlanság esetleges gyengeségeit vagy területeit.
