Az erős és egészséges üzleti kapcsolat hivatalos levélben kezdődhet. Ez különösen igaz a nemzetközi importőrökkel és exportőrökkel való együttműködés során. Lehet, hogy nincs lehetősége találkozni velük szemtől szembe, így egy professzionális levél lehet a legjobb helyettesítő. E levél írása szorgalmas és figyelmes.
Formázza szakmailag a levelet a cég logójával, elérhetőségeivel és az oldal tetején található személyes adatokkal. Ide tartoznak az importőr üzleti kapcsolattartási adatai és a megfelelő üdvözlés. A szöveget balra kell igazítani, a bekezdésekhez és az egysoros távolságokhoz nem.
Az első bekezdésben vonzza az importőr figyelmét a legfontosabb értékesítési pontjának kiemelésével. Hangsúlyozza a megkülönböztetés pontját, amely a termékeket a piacon a legjobbnak teszi. Lehet, hogy a legalacsonyabb ár, a legjobb tulajdonságok vagy a leggyorsabb átfutási idő a megrendelés és a szállítás között. Nem kell túlzásba hoznia, de győződjön meg róla, hogy a cég előnyeit kiemelten jelzi.
A második bekezdésben további információkat adhat meg cégéről és hátteréről. Magyarázza el, hogy mennyi ideig volt üzletben és hol tartózkodik. Írja le pontosan, hogy mit termel és milyen mennyiségben. Ismertesse, hogy a jelenlegi ügyfelei közül néhányat referenciaként használják.
További információ a termékek tulajdonságairól. Ez különösen fontos olyan technikai termékek esetében, mint a számítógépes hardver, a hálózati eszközök vagy a gyógyszerészeti termékek. Az importőr a lehető legtöbb specifikációt szeretné tudni. Előfordulhat, hogy külön diagramon vagy modellen is szerepelhet.
Meggyőzze az olvasót arról, hogy a cége a legjobb, ha együtt dolgozhat, és hogy az ígéret szerint teljesítheti. Vázolja fel a fizetési feltételeket, az átfutási időt, a logisztikai információkat és az árképzést. Hagyja nyitva a levelet tárgyalásra és nyomon követésre. Zárja be a jegyzetet egy kegyes bejelentkezéssel.
