Minden olyan ügyletet, amely a vállalati alapokat magában foglalja, függetlenül annak jellegétől, figyelembe kell venni, hogy a könyvek kiegyensúlyozottak legyenek, és az összes számla naprakész legyen. Ez magában foglalja a személyi felhasználásra szánt vállalati rajzszámlák engedélyezett visszavonását is. Az ilyen számla-tranzakciók megjelölésének fő módja a főkönyvi könyv, egy olyan könyv, amely minden olyan tranzakcióról tartalmaz bejegyzést, amely az üzleti életben időbeli sorrendben történik. Egy személyi készpénzfelvételi bejegyzés egyszerű: nyugtázza a készpénzfelvételt, és ennek megfelelően állítsa be a számlaegyenleget.
Sorolja fel a készpénzfelvétel dátumát az első tiszta sorban a napló utolsó bejegyzése után, a „Dátum” oszlopban.
Írja be a visszavonást végző személy nevét, majd a „Leírás” oszlopban a dátum melletti mezőben adja meg a tranzakciót „Rajzolásként”.
Írja be az ellenőrző számot a visszavonási összeg meghosszabbításához használt „Ellenőrzés” oszlopban a leírás oszlop jobb oldalán. Ha a pénzt tényleges készpénz formájában veszik, nincs szükség ellenőrző számra.
Sorolja fel a visszavonási összeget a napló „Debit” oszlopában, hogy megmutassa, hogy a készpénzfelvételi egyén rajzszámláján emelkedik. Például a visszavonást végző személy Lou Peters tulajdonosa. A személyes visszavonások könnyedén nyomon követhetők, ha létrehoz egy "Lou Peters - Drawing" nevű fiókot. Az 1000 dollár személyes felhasználásból történő kivonásával a rajzszámla 1000 dollárral emelkedik, mivel a vállalati pénzeszközöket áthelyezik.
Mozgassa le a napló következő sorát. A „Leírás” oszlopban enyhén helyezze be, és írja be a „készpénzt”, hogy megmutassa, hogy ez a vállalat készpénzszámlájáról való visszavonás. A vállalat személyes felhasználásra történő kivonása a vállalat pénzforgalmi számlájából származik, függetlenül attól, hogy a visszavonás milyen módon történt. Még akkor is, ha a visszavonási összeg ellenőrzése még mindig a készpénzszámlán lévő összegeket számlázza.
Írja be a visszavonási összeget a „Hitel” oszlopban lévő készpénzvonalon ”, amely a készpénzszámla csökkenését mutatja az adott összegben. Az 1000 dolláros Peters közvetlenül a vállalat által tartott készpénzkészletekből származik, így az 1000 dollár csökkenti a rendelkezésre álló készpénzt.
