Annyi cég támaszkodik a recepciósra, hogy beállítsa a hangot, de a lehető legkevesebb időt töltötte el az adott álláshely betöltésére, inkább a "szakmai" személyzetre összpontosítva.
Egy bizonyos típusú személy célja, hogy megfeleljen az ügyfeleknek és fogadja a telefonokat. A munkavállaló, akinek sohasem van rossz dolog mondani valakiről, barátságos és bájos, és szereti, ha szívesen szeretik az embereket, a legjobban illeszkedik ehhez a pozícióhoz.
Egy jó recepciós egyedülálló hangulattal fog válaszolni a telefonra, hangsúlyozva egy bizonyos szót. A telefont mosollyal az arcra kell válaszolni, és valódi érdeklődéssel kell szembenéznie azzal, amit a személynek a másik végén kell mondania. Az irodák gyakran használnak hangposta-rendszereket. Ez egy biztos módja annak, hogy elveszítsünk egy boldog, barátságos, élő hangot a vonal másik végén.
Szüksége van egy recepciósra, amely megpróbálja lenyűgözni ügyfeleit, és büszke az irodai területére.
Fontos, hogy egy jó recepciós legyen az alkalmazottak számára puffer. Ha valaki a személyzeten nagyon elfoglalt, a recepciósnak tudnia kell. A tájékozódó recepciós segíthet a munkavállalóknak, hogy elkerüljék a felesleges utolsó pillanatban történő lemorzsolódásokat, anélkül, hogy megtagadnák a törvényes találkozókat.
Helyénvaló, ha egy recepciós beszélgetést kezdeményez az ügyfelekkel, amennyiben ez nem vitatott. Nem akarja, hogy az ügyfél vállalja, hogy a recepciós filozófiája tükrözi a vállalat egészét. Az általános kérdések és a kis beszélgetés témái rendben vannak.
A recepciósnak a marketing csapatának kiterjesztése kell, hogy legyen. A fontos dátumok nyomon követése, az információk megadása, melyeket az ügyfél kíván megismerni, de azáltal, hogy az ügyfelet úgy érzi, hogy különlegesnek érzi magát, egy ajándék, és egy jó recepciósnak van.
A recepciósnak gondoskodnia kell arról, hogy a cég brosúrái megtalálhatók legyenek a dohányzóasztalnál, és a kávéfőzőt frissen és frissen tartsák, betöltötték a cukorkát és az ügyfelek zökkenőmentesen mozognak a recepción.
Ha nem hozta létre a közös naptárat, így a recepciós hozzáférhet a menetrendszerű találkozók megtekintéséhez, jó lenne, ha ezt megteheti. Ezt könnyen elvégezheti, ha hálózatba van kapcsolva; egyszerűen engedje meg a hálózat recepciósját. Ha az e-mail rendszerünk nem teszi lehetővé, akkor naptárat hozhat létre az interneten, és mindenkit felkérhet, hogy küldjön találkozókat, a recepciósnak tudnia kell a webhelyen.
