Ha egy fogyasztó megragad egy olyan terméket vagy szolgáltatást, amely nem felel meg az Ön elvárásainak, az egyik legjobb módja annak, hogy aggodalmait komolyan vegyék, a panaszlevél írásával. Bár lehet, hogy nehéz megállapítani a panaszbejelentés legjobb módját, számos különböző stratégia lehetséges.
A levél címzése
A panaszbejelentés egy adott személynek való kezelése csökkenti annak valószínűségét, hogy a levelét figyelmen kívül hagyja, vagy "elesik a repedéseken". Indítsa el a levelét azzal, hogy azt az adott személynek címezi, aki jogosult a panaszra válaszolni. Ne felejtsd el beírni a személy címét. Jellemzően a cég honlapja tájékoztatást kap arról, hogy ki vagy hol irányítja az ügyfelek panaszát. Mielőtt írná a levelet, végezzen néhány kutatást annak biztosítására, hogy elküldi azt a megfelelő személynek.
Térjen a tárgyra
Kezdjünk egy rövid címmel, amely az első bekezdés előtt, a lehető legtöbb specifikációval hivatkozik a megoldani kívánt problémára. Például, ha panasza egy repülési járatról szól, az utazás dátuma, az útvonal és a járatszám. A címsor után az első bekezdésnek összefoglalnia kell a panaszt. Gyorsan, pontosan, az első bekezdés első mondatában, és vázolja fel a vállalat termékeivel vagy szolgáltatásaival kapcsolatos konkrét panaszokat. Tartalmazzon annyi részletet, amennyit csak tudsz, miközben tömör és tiszteletteljes.
Kezdj egy pozitív
A panaszlevél elindításának másik módja az, hogy az első bekezdését használva mondja el valamit pozitívan a vállalat termékeiről vagy szolgáltatásairól, mielőtt a panaszba lépne. Ez a megközelítés kevésbé ellentétes álláspontot helyez el az olvasó számára, ami arra enged következtetni, hogy jobban hajlandó együttműködni veled, hogy panaszát kezelje. Kezdje el az első mondatát a társasággal korábban szerzett kedvező tapasztalattal, kiemelve néhány vállalat pozitív tulajdonságát, majd vázolja fel a panaszának második mondatában vagy bekezdésében szereplő jellegét.
Általános tippek
Az USA.gov tippeket tartalmaz arra vonatkozóan, hogyan írhat egy hatékony panaszlevél, megjegyezve, hogy gyakran a levélben küldött nyomtatott levél a leghatékonyabb módja annak, hogy kapcsolatba lépjen egy céggel. Valószínűleg jobb eredményeket érhet el, ha közvetlen, nem konfrontáló hangot használ; egy dühös, fenyegető vagy szarkasztikus levél kevésbé hatékony, mint egy nyugodt és racionális levél. Ezenkívül egyértelműen pontosan jeleznie kell, hogyan kívánja megoldani a problémát. Végül dokumentáljon minden lépést, és minden egyes levelet, amit ír, és megőrizze a másolatokat.
