Nem lenne az első üzleti szakember, aki elgondolkodna arról, hogy hogyan lehet a bizalmas faxátvitelt legjobban kezelni. Jelölje meg a „bizalmas” címkét, és a kíváncsiságot és a személyes adatvédelmét támadhatja meg. Átugrani, és a következmények még rosszabbak lehetnek. Mindkét ügyet a fax címlapján található „bizalmas” címkével jelölje meg. Ezután helyezzen néhány fogat a szemkiesés figyelmébe úgy, hogy egy bizalmas lábléc üzenetet ír le a lap alján.
Hozzon létre egy új dokumentumot a szövegszerkesztő programban 1 hüvelykes margókkal. Adja meg üzleti oldalát, ha van ilyen, az oldal tetején.
A „Bizalmas” szó középpontját félkövér betűkkel helyezze el az oldal tetején. Használja ki a hangsúlyokat. A gyors felismerés érdekében az alatta és középre helyezze a „Fax”, „Fax fedőlap” vagy „Faxátviteli” szavakat.
Írja be a „Dátum:” „Idő:” és „Oldalszámok, beleértve a fedőlapot is:” a fedőlap bal oldalán. Helyezzen be kétszer és írja be a „Címzett:” „Faxszám:” és a „Telefonszám:” feliratot külön sorokban. Helyezze kétszer a helyet, és írja be: „Küldő:” „Faxszám:” és „Telefonszám:” külön sorokban. A fax- és telefonszámok beillesztése okos módja annak, hogy fedezze a bázisokat, különösen, ha a fax elveszik, helytelenül vagy soha nem érkezik meg. Ha egy szám hibás, vagy két szám van áthelyezve, javíthatja a jövőbeni faxküldés hibáját.
Személyre szabhatja a fedőlapot egy olyan szekcióval, amely megfelel az Ön üzleti igényeinek. Például, ha rendszeresen faxot küld egy személynek vagy osztálynak, akkor a „Routing information” vagy „Next steps” címmel beírhat egy mezőt. Vagy tartsa nyitva az opciókat egy „Megjegyzések” szakasz létrehozásával, így kézbesítheti - írjon egy megjegyzést vagy utasításokat, például: „Kérjük, azonnal hívjon fel, hogy ellenőrizze a fax fogadását.”
Írjon egy lábléc üzenetet a fax fedőlapjának alján. A bizalmas figyelmeztetéshez hasonlóan, amit néhány e-mailben lát, ez az üzenet közvetíti, hogy a fax: bizalmas; csak a címzett számára szánják; és olyan információkat tartalmaz, amelyek „közzététele, másolása, használata vagy terjesztése” tilos. Azt is meg kell kérnie, hogy a feladó értesüljön egy hibás átvételi elismervényről - egy másik jó ok arra, hogy a telefonszámot a fax fedőlap tetején adja meg.
