A könyvelők és a könyvelők voltak az elsődleges eszközök az üzleti és a háztartások pénzügyeinek táblázatos formázására a számítógépek használatát megelőzően, és ma még mindig különböző kisvállalkozások és hazai költségvetési szakértők használják. A főkönyve egy könyv, amelynek oldalai függőlegesen és vízszintesen béleltek. A vonalak cellákat hoznak létre az üzleti bevételekhez és kiadásokhoz kapcsolódó adatok egyszerű beírásához. Heti, havi, negyedéves vagy éves időszak végén az egyes oszlopok és sorok bejegyzéseit egyértelműen összehangolják és könnyen táblázzák a jelentések elkészítéséhez vagy a költségvetés értékeléséhez.
Jelölje be a főkönyvi vagy fiókkönyv oldalát vagy részét annak céljának meghatározásához. Például, ha a háztartások költségeit nyomon követi, a megfelelő címke „Háztartás”.
Határozza meg, hogy a kiadványának több oldalára lesz szükség a kiadások és a bevételek nyomon követéséhez. Ha kisvállalkozást futtat, valószínűleg több oldalra lesz szükség. A lehetséges oldalcímek közé tartoznak a járműköltségek, a közüzemi költségek, a készletköltségek és az értékesítésből vagy szolgáltatásból származó bevételek.
Jelölje meg az oszlop- és sorfejléceket a főkönyvi lapokon. Fontos ezt megtenni, mielőtt a bejegyzések az oszlopokon belül történnének a pontos adatbevitel biztosítása érdekében. Az oszlopfejlécek általában a különféle kiadások, például a szórakoztatási kiadások, az üzemanyag-vásárlások és a hitelkártya-kifizetések bontása, míg a sorfejlécek az időszakokra, például az év heteire vagy hónapjaira fordíthatók.
Táblázza ki a főkönyvi cellákba bevitt adatok összegét egy elszámolási időszak végén. Adja hozzá a sorok és a főkönyvi oszlopok között megadott számokat. Ha a matematikája helyesen történik, akkor a főkönyve egy szakaszának összes sorának összege megegyezik az oszlopok összegével.
