Ismételt ügyfelek nélkül az új vásárlók beszerzési költségei túl nagyok lehetnek a legtöbb vállalkozás számára, hogy nyitva tartsák az ajtókat. A legértékesebb marketingeszköze lehet egy rendszer, amely nyomon követheti, hogy ki vásárol Öntől, az ügyfélköltség-minták és az ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel. Függetlenül attól, hogy hány ügyféllel rendelkezik, hasznos adatbázisokat hozhat létre a különféle adatkészletekhez rendezhető különféle mezők bevonásával.
Szoftverbeállítások
Az ügyfelek nyomon követése indexkártyákon vagy más papíreszközökön keresztül nem hatékony módszer; lelassítja a kereszthivatkozásokat, és nem teszi lehetővé, hogy e-maileket küldjön, vagy gyorsan készítsen számlákat vagy címkéket. Készítsen hasznos ügyféllistákat egy egyszerű táblázatkezelő program, például a Microsoft Excel segítségével. Vagy a számítógépes ismeretek és a költségvetés függvényében vásárolhat olyan ügyfélkezelési programot, amelyet CRM adatbázisnak neveznek, más néven ügyfélkezelő szoftverként. A különböző cégek a listák létrehozásához segítenek a számlázási, értékesítési, marketing és nonprofit adományok létrehozásában. Egyesek a számítógépen található szoftvert igényelnek, míg mások lehetővé teszik a listák biztonságos online megőrzését.
Adatgyűjtés
Mennyire hasznos az ügyfelek listája, az összegyűjtött adatoktól és az adatbázisba való belépéstől függ. Döntse el, hogy milyen információkat tároljon és használjon ügyfeleiről, például nevét, címét, telefonszámát, nemét, korát és e-mail címét. Ne félj túl sok információt gyűjteni; könnyű megkeresni a különböző feladatokhoz szükséges információkat a keresési feltételek korlátozásával. Például a vásárlás dátumait, a vásárolt termékek típusait, az ügyfeleket terület vagy képviselő szerint, az ügyfelek panaszainak előzményeit és a személyes megjegyzéseket tartalmazhatja. Ahhoz, hogy az elmúlt 30 napban több mint 500 dollárt töltött női ügyfelek kereshessenek, csak a kereséshez szükséges három adatelemre van szükség. Ha nem rendelkezik az összes kívánt adattal, futtasson egy olyan versenyt, amely megköveteli, hogy az ügyfelek kitöltsenek egy teljes személyes profilt, vagy béreljen egy magánszemélyt vagy céget, hogy kapcsolatba lépjenek az ügyfelekkel az ügyfélszámlák frissítésével kapcsolatban.
Adatbázis létrehozása
Az adatbázis létrehozásakor olyan mezőket és oszlopokat hozhat létre, amelyek könnyen azonosíthatók és különböző keresésekhez használhatók. Minél jobban kitöröl minden információt, annál több keresést hozhat létre. Például a címek, városok, államok és irányítószámok különböző mezőit használó címek megadásával listákat hozhat létre vagy kereséseket végezhet egy vagy több kritériummal együtt más mezőkkel együtt. Az első és utóneveket külön kell megőrizni, hogy azonosítsa a párhuzamos listákat, mert más név, például Rob és Robert. Állítsa be a munkaköröket és a cég nevét különböző területeken.
Az adatok használata
Az adatbázis használatba vételéhez indítson el néhány tesztlistát, hogy megtudja, hogyan működik. Futtassa az egyszerű fajtákat, kezdve csak egy kritériummal, például a ZIP-kóddal. Ezután használjon két kritériumot, mint például a férfiak állapotát. Ha biztos benne, hogy az adatbázisa úgy működik, ahogy szeretné, hozzon létre olyan listákat, amelyek megadják a kívánt információt, például a levelezést és a számlázást, valamint a vásárlói szokásokkal kapcsolatos információkat. Frissítse az adatbázist minden alkalommal, amikor kölcsönhatásba lép az ügyféllel, hogy az információkat naprakészen tartsa, és segít elkerülni a telefonos hívások vagy e-mailek megkettőzését.
Biztonsági és használati irányelvek
Miután létrehozott egy ügyféllistát, felelős a biztonságért. Ügyeljen arra, hogy ki férhet hozzá a listához, ahol tárolja, és hogyan készíti el a mentést. Tartsa meg az eredeti lista biztonsági mentését és a mentést a listáról minden alkalommal, amikor frissíti, és megtartja az előző verziókat. Ez segít visszavonni az utolsó ügyféllistára, ha az aktuális fájl megsérül. Ha csapkodott vagy valaki hozzáférést kap az Ön ügyféllistájához az Ön engedélye nélkül, döntse el, hogy tudassa-e ügyfeleit. Ha listája nem tartalmaz érzékeny információkat, például hitelkártyaszámokat vagy jelszavakat, az ügyfelek a webhelye beírásához használhatják, akkor nem kell aggódnia. Ha e-mail kampányokat szeretne folytatni az ügyfelek listájával, forduljon internetszolgáltatójához, hogy meghatározza, hogy milyen házirendek vonatkoznak az ömlesztett e-mailek küldésére, és ha meg kell adnia az opt-out szolgáltatást az ügyfelek számára.
