Mint bármely strukturált szervezet esetében, meg kell állapítania a protokoll szabályait. A jegyzőkönyv olyan iránymutatások halmaza, amelyek a parancsnoki láncra vonatkoznak arra vonatkozóan, hogy a szervezet különböző tagjainak hogyan kell kommunikálniuk egymással. Létrehozza és kezelheti a vállalkozáson belüli különböző kommunikációs sorokat, hogy minden munkavállaló és menedzser megértse, kinek kell kapcsolatba lépnie.
Tulajdonos a kezelőhöz
A kommunikációs vonalaknak nyitva kell maradniuk a vállalati tulajdonosok és a vezetés között. Ritkán fordul elő, hogy a tulajdonos közvetlenül az alkalmazottakkal vagy más üzleti kapcsolatokkal beszél, mint szabályrendszer, amikor vezetői vannak, hogy ezt a formát hozzák létre. A vállalat tulajdonosa iránymutatást ad a vállalat irányításához, valamint a frissítésekhez és hírekhez, amelyeket az alkalmazottaknak a vezetőkön keresztül kívánnak adni.
Menedzser az alkalmazottal
A vezetők és az alkalmazottak közötti kommunikációs vonalak elengedhetetlenek a vállalat napi működéséhez. A vezetőknek feladatokat kell átruházniuk a munkavállalókra, és válaszolniuk kell a munkaprogramokkal kapcsolatos kérdésekre. A vezető általában rendszeres találkozókon keresztül kommunikál az egész osztályával. A munkatársak éves munkatársainak üléseit az egyes munkavállalókkal is megbeszélheti a teljesítmény és a termelékenység megvitatására. A menedzser és az alkalmazott közötti kapcsolat kölcsönös kommunikációt igényel - ha egy alkalmazottnak kérdése van, meg kell kérnie a közvetlen vezetőjét vagy felügyelőjét, hogy tartsa be a parancsnoki láncot.
Alkalmazott vagy menedzser az üzleti kapcsolatokhoz
Lehet, hogy a tulajdonosnak kommunikációs szabályokat kell létrehoznia alkalmazottai vagy vezetői és az üzleti kapcsolatokon kívül. Például a gyártó cég munkatársai közvetlenül kötelesek kommunikálni a nyersanyagokat szállító vállalatok képviselőivel, akik megrendeléseket vagy információkat kérnek. A befektető esetleg beszélni akar a vállalat vezetőségével. Brad Feld, a kockázatitőke-befektető szerint: „Nehéz eléggé kezdeni egy üzletet; A cég kulcsfontosságú vezetői és befolyásolói közötti kommunikáció kényszerítő akadályai csak nehezebbé teszik. ”Ugyanakkor, ha a tulajdonos vagy a menedzser lehetővé teszi, hogy a túl sok egyéni alkalmazott kapcsolatba léphessen egy külső kapcsolattal, akkor zavart okozhat. Emiatt a vezetők hozzárendelnek bizonyos alkalmazottakat, például beszerzési ügynököket vagy üzleti kapcsolatokat, hogy kommunikáljanak a külső üzleti kapcsolatokkal.
Kommunikáció az ügyfelekkel
Lehetséges, hogy a vállalkozás legfontosabb kommunikációs vonala az üzleti alkalmazottak és ügyfelei között van. Nem szokatlan, hogy bármely szintű alkalmazott, beleértve a vállalkozás tulajdonosát, közvetlenül kapcsolatba lép egy ügyféllel. Bizonyos esetekben azonban bizonyos alkalmazottak nem jogosultak az ügyfelekkel vagy az ügyfelekkel beszélni ugyanazért az okból, hogy nem tudnak beszélni a szolgáltatókkal és az üzleti kapcsolatokkal - az összetévesztés lehetősége.
