A konferenciahívások kényelmes megoldást kínálnak arra, hogy a csapat össze tudjon gyűjteni egy projekt megvitatására, frissített információk fogadására és konszenzus megszerzésére. Számos vállalat szerződést kötött konferenciaszolgáltató cégekkel, és ezek a cégek saját telefonszámokat és hozzáférési kódokat tudnak biztosítani a személyzet számára, valamint egy webes segédprogramot, amely ütemezi és értesíti a telekonferencia-találkozókat. A hozzárendelt telefonkonferencia szám rugalmasságot biztosít a konferenciahívások bármikor megtartásában, és az értekezlet-értesítéseket e-mailben lehet elküldeni a résztvevőknek. A kisvállalkozások költségkeret vagy ingyenes konferenciahívási szolgáltatása az ütemezés időpontjában telekonferencia számot rendel, így a találkozó online ütemezése minimális tervezést igényel.
Dedikált konferenciavonal
Nyisson meg egy új e-mail üzenetet vagy értekezlet-kérést (ha az e-mail alkalmazásnak ez a szolgáltatása van, például a Microsoft Outlook). Írja be a résztvevők e-mail címét a "Címzett" vagy a "Résztvevők" részben. Írja be az ülés témáját a "Tárgy" sorba.
Írja be az alábbi információkat az e-mail szövegébe, vagy használja az értekezlet-kérés automatikus mezőit: Találkozó dátuma A találkozó kezdési ideje (ideértve az időzónát is) Találkozó vége (ideértve az időzónát is) Hívásszám (a konferencia telefonszáma)) Konferencia kód (ha szükséges, a konferencia résztvevői számára)
Nyissa meg az értekezlet-kérelem ütemezés szakaszát, és az egyes résztvevők melletti legördülő menüt használja, hogy kijelölje, hogy szükségesek-e vagy választható résztvevők (a legtöbb programban a résztvevők nem teljesítik a szükséges feltételeket). Ha a menetrendek online elérhetőek, ellenőrizze, hogy a kívánt résztvevők elérhetők-e a kívánt időkeret és dátum alatt.
Az e-mail eszköztáron található "Melléklet" gombra kattintva csatoljon napirendet vagy találkozási anyagokat. Ha szükséges, a konferenciahívás részletei után írja be az e-mail szövegébe egy üzenetet. Kattintson a "Küldés" gombra az értekezlet értesítésének továbbításához.
Konferenciahívás ütemezése a webes segédprogram használatával
Jelentkezzen be a konferenciaszolgáltatási fiókjába, mint például a Premiere Conferencing, a Go to Meeting vagy a Free Conference.
Kattintson az "Ütemezett konferencia" lehetőségre. Válassza ki az értekezlet dátumát, kezdési idejét és végét (vagy időtartamát), valamint a résztvevők várható számát. Írja be az ülés témáját a "Téma" mezőbe. A konferenciahívás típusának kiválasztásához kattintson a "Ingyenes konferencia" vagy "Közvetlen tárcsázási konferencia" lehetőségre.
Tekintse át az információk pontosságát, és kattintson az "Ütemezés" gombra. Nyomtassa ki a konferenciahívás részleteit, vagy mentse el az adatokat a számítógépre.
Kattintson a lehetőségre, hogy e-mail értesítést küldjön a résztvevőknek. Írja be a résztvevők nevét és e-mail címét a megfelelő mezőkbe. Kattintson a "Küldés" gombra, hogy értesítést küldjön a résztvevőknek a dial-in utasításokkal és az e-mail címének megerősítésével.
tippek
-
Kérd meg a résztvevőket, hogy erősítsék meg, hogy csatlakoznak a konferenciahíváshoz - válaszolhatnak visszajelzésre az e-mail üzenetére, vagy kattintson az "Elfogadás" gombra az értekezlet-értesítésben. Emlékeztető e-mailt és minden további információt küldjön az ülés előtti napon. Ha konferenciahívást tervez a webeszköz használatával, akkor hosszabbítsa meg az időtartamot vagy a befejezési időt, és rendeljen egy vagy két további résztvevőt a tervezettnél nagyobb rugalmassághoz. A konferencia szolgáltatás általában csak a résztvevők számáról és a ténylegesen használt percek számáról számít fel.
Figyelem
Az értesítés elküldése előtt kerülje a zavarokat az értekezlet részletei ellenőrzésével. Néhány e-mail alkalmazás naplózza a naptár összes találkozási kérését és ütközik vagy frissíti a találkozókat (nem helyettesíti az elavult találkozót).
