Valamennyi szervezet pénzügyi tranzakciója végül egy vagy más módon kerül a főkönyvbe. Amikor számviteli programot használnak, a legtöbb pénzügyi adat egy alkönyvtárba kerül, például a fizetendő számlákra vagy a követelésekre, amelyek automatikusan a főkönyvi bejegyzésre kerülnek. Egyes bejegyzéseket azonban közvetlenül a főkönyvbe kell feltölteni. Azok a tranzakciók, amelyek gyakran közvetlenül a főkönyvbe kerülnek, a tőkekiadások, a kamatok elhatárolása, az értékcsökkenés felhalmozódása, a következő számviteli időszakban visszafordítandó korrekciók, és egyéb olyan fiókkiigazítások, amelyeket nem lehet alkönyvtáron keresztül elvégezni. A főkönyvbe történő kiküldetéskor különös gondossággal kell eljárni, mivel a több főkönyvi bejegyzés hibáinak kijavítása teszi a rendetlen könyvelést. Ettől eltekintve azonban a főkönyvbe való kiküldetés nem bonyolult.
Szerelje össze a főkönyvi bejegyzéshez kapcsolódó összes dokumentumot. Ezek közé tartozhatnak a vásárlási megállapodások, a lízing vagy a kölcsönszerződések, az amortizációs ütemezések és az értékcsökkenési tervek.
Készítsen egy táblázatot a számítógépen vagy papíron, részletezve az összes főkönyvi bejegyzést, amelyet ki kell küldeni. Tartalmazza a főkönyvi bejegyzés teljes leírását, a beszedendő pontos fiókot és az összeget, majd a megfelelő jóváírandó fiókot és az összeget. Tartsa a terhelési összegeket egy bal oldali oszlopban, és a hiteleket egy jobb oldali oszlopban.
Az összes főkönyvi bejegyzésre vonatkozó terhelések és jóváírások összege, és győződjön meg arról, hogy a terhelési és hitelösszegek megegyeznek. Ha elkészítette a táblázatkezelőt a számítógépén, nyomtassa ki a referencia-jegyzékbe, miközben megadja az adatokat a főkönyvi modulba.
Nyissa meg a főkönyvi modulját a számviteli programjában a számítógépen. Ellenőrizze, hogy a főkönyve dátumának beállítása azon időszakra van-e beállítva, amelyben a bejegyzéseit be kívánja küldeni. Ez azért fontos, mert az időszak vége után a bejegyzések gyakran a főkönyvbe kerülnek. Például, bár az aktuális hónap valójában február lehet, akkor januárra főkönyvi bejegyzéseket küldhet, így ebben az esetben győződjön meg róla, hogy a főkönyvi dátuma januárra van beállítva.
Adja meg a főkönyvi bejegyzéseit a főkönyvi moduljában a számviteli szoftver felhasználói kézikönyvének megfelelően.
Nyomtasson jelentést a fel nem tüntetett főkönyvi bejegyzéséről. A főkönyvi bejegyzések helyesbítése, a táblázatkezelés ellenõrzése (és szükség esetén gépi szalagok hozzáadása). Végezzen el minden szükséges javítást a főkönyvi bejegyzéseihez. Ne tegye közzé még a főkönyvet.
Készítsen számítógépes biztonsági másolatot a főkönyvi adatokról. Jelölje meg egyértelműen a főkönyvi adatmentését és tárolja azt biztonságos helyen.
Tegye közzé a főkönyvi bejegyzéseit a számviteli szoftver felhasználói kézikönyvének megfelelően. Nyomtasson egy teljes feljegyzést a főkönyvi bejegyzéséről. Az állandó számviteli nyilvántartások részeként tárolja ezeket a megfelelő fájlokban vagy főkönyvekben.
tippek
-
Mindig alaposan dokumentálja a főkönyvi bejegyzésre vonatkozó bejegyzéseket, mivel soha nem lehet biztos benne, hogy később hozzáférhető lesz a főkönyvi bejegyzéseihez. Az állandó könyvelési dokumentumok részeként biztonságosan tárolja a dokumentációt. Ha nem használ számítógépet, hanem csak papíron végezheti el elszámolását, kézzel írja be vagy írja be a főkönyvi bejegyzéseket a könyveiben egy általánosan elfogadott számviteli formátumban, és bizonyos módon frissítse az összes érintett fiók egyenlegét. Mindig alaposan dokumentálja a főkönyvi bejegyzéseit, és tárolja a könyvelési nyilvántartásait egy nagyon biztonságos helyen.
