A vállalkozások minden nap különböző marketing és kommunikációs formákat használnak. Az egyes kommunikációs típusokhoz használt levélpapírok tervezése és tartalma gyakran az első dolog, amit a vállalat látni fog. Bár a tervezés és a kreativitás végtelen lehetőségekkel rendelkezik, a vállalatok általában az üzleti kommunikációban négy szabványos levélpapírt tartanak be.
Standard fejléc
A szabványos levélpapír általában egy egységre vonatkozik, és általában közigazgatási vagy szolgáltatási célokra használják. A közönség általában általános és széles körben elterjedt, és a levél lehet formanyomtatvány, mint például alapértelmezett levél, értesítés vagy számla. A szabványos levélpapír általában csak a vállalat nevét és címét, valamint a logó vagy a logó vízjelét tartalmazza, ha a vállalat rendelkezik.
Speciális levélpapír
A speciális levélpapír hasonlít a szabványos levélpapírhoz, kivéve, hogy jellemzően a vállalat egy bizonyos részlegéből származik, mint például a számviteli, jogi vagy marketing. A közönség jobban érdekelhet abban a térségben, ahonnan kommunikációt kap. Például egy kiskereskedelmi vállalatnál a közönség lehet a vállalat gyártási területeihez tartozó szállítói csoport vagy egy könyvvizsgálócsoport a vállalat számviteli területén. A szabványos levélpapírhoz hasonlóan a speciális levélpapír tartalmazza a cég nevét, címét és logóját vagy a vízjelet; mindazonáltal a cég szakterülete vagy területe is szerepel, valamint az egyéb, a tanszékre jellemző képek vagy logók.
Egyéni fejléc
Az egyéni levélpapír általában jellemzőbb, mint a többi típus, és általában egy adott személytől származik. Ezeket a fejléces papírt gyakran használják az interoffice kommunikációhoz, mint például emlékeztetők vagy prezentációk. Ezeket külső kommunikációra is használják, és általában nem formanyomtatványokon használják. Például a kiskereskedelmi iparágat használva a projektvezetőnek saját egyedi fejléces űrlapja lehet, amelyet külső kommunikáció küldésére használhat a független vállalkozóiknak. A cég nevével, címével, logójával és speciális területeivel együtt az egyéni levélpapír tartalmazza a feladó nevét és az üzleti kapcsolattartási információkat is.
Vezető levélpapír
A végrehajtó levélpapír hasonlít az egyéni levélpapírra, hogy a célközönség és a tárgy egy személyre vagy kérdésre jellemző. Ez a speciális fejléc az igazgatói szintű vagy annál magasabb szintű személyzet számára van fenntartva, és a végződő betűktől kezdve a betűket felajánlja. A végrehajtó levélpapírok szintén megjelenhetnek egy konkrét végrehajtó űrlapján. Például, egy végrehajtónak sok különböző formanyomtatványa lehet, amelyeket alapértelmezett célokra küldtek. Bár a természettáblák vannak, a címzettek nagyobb valószínűséggel mutatják be a megfelelő választ, amikor egy adott magasabb pozícióból érkeznek kommunikációra, szemben a több címzettnek egy szabványos levélpapírra küldött formanyomtatvány fogadásával. A végrehajtó levélpapír formázása hasonló az egyéni levélpapírhoz, bár kiemelheti az adott feladó címét egy merészebb vagy nagyobb betűtípussal. A papír jellemzően magasabb minőségű.
Tervezés és formátum
Valamennyi vállalati levélpapírnak egyedinek kell lennie a formatervezésben, de a lehető legalacsonyabb formátumban. A designnak azonnal meg kell mutatnia a közönségnek a vállalat kultúráját és védjegyét. Például, ha vállalatának speciális marketing színei, logói vagy szlogenjei vannak, ezeket minden fejlécben be kell vonni. Ha csak fekete-fehér nyomtatást használ, a logónak és a szlogennek még kiemeltebbnek kell lennie. A levélpapír betűtípusának kiemelkednie kell; az olvasónak azonban nem szabad elsöprőnek vagy olvashatatlannak lennie. Pontosabban, a levélpapír nem igényelhet többet az oldalról, mint amire szükség van.
